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Cet avis décrit comment les informations médicales vous concernant peuvent être utilisées et divulguées, et comment vous pouvez accéder à ces informations. Veuillez lire attentivement ces informations.

Les médecins et le personnel de Cerbo Clinic PC (« nous ») comprennent l’importance de la confidentialité et s’engagent à maintenir la confidentialité de vos informations médicales. Nous enregistrons les soins médicaux que nous fournissons et pouvons recevoir de tels dossiers de la part d’autres personnes. Nous utilisons ces dossiers pour fournir ou permettre à d’autres prestataires de soins de santé de fournir des soins médicaux de qualité, pour obtenir le paiement des services qui vous sont fournis conformément à votre régime d’assurance maladie et pour nous permettre de respecter nos obligations professionnelles et légales afin d’exploiter correctement ce cabinet médical. La loi nous oblige à préserver la confidentialité des informations médicales protégées, à informer les personnes de nos obligations légales et de nos pratiques de confidentialité concernant les informations médicales protégées, et à informer les personnes concernées suite à une violation d’informations médicales protégées non sécurisées. Cet avis décrit comment nous pouvons utiliser et divulguer vos informations médicales. Il décrit également vos droits et nos obligations légales concernant vos informations médicales. Si vous avez des questions concernant cet avis, veuillez contacter notre responsable de la confidentialité au (650) 257-2976.


Comment pouvons-nous utiliser ou divulguer vos renseignements sur la santé

Le dossier médical est la propriété de ce cabinet médical, mais les informations contenues dans le dossier médical vous appartiennent. La loi nous autorise à utiliser ou à divulguer vos informations de santé aux fins suivantes :


Traitement

Nous utilisons vos informations médicales pour vous fournir des soins médicaux. Nous divulguons des informations médicales à nos employés et à d'autres personnes qui participent à la fourniture des soins dont vous avez besoin. Par exemple, nous pouvons partager vos informations médicales avec d'autres médecins ou d'autres prestataires de soins de santé qui fourniront des services que nous ne fournissons pas, ou nous pouvons partager ces informations avec un pharmacien qui en a besoin pour vous délivrer une ordonnance, ou avec un laboratoire qui effectue un test. Nous pouvons également divulguer des informations médicales aux membres de votre famille ou à d'autres personnes qui peuvent vous aider lorsque vous êtes malade ou blessé, ou après votre décès. En outre, nous travaillons avec des organisations pour fournir des consultations de télémédecine aux patients.


Paiement

Nous utilisons et divulguons vos renseignements médicaux pour obtenir le paiement des services que nous vous fournissons. Par exemple, nous fournissons à votre régime d'assurance maladie les renseignements dont il a besoin pour le paiement. Nous pouvons également divulguer des renseignements à d'autres prestataires de soins de santé pour les aider à obtenir le paiement des services qu'ils vous ont fournis.


Notification et communication avec la famille

Nous pouvons divulguer vos informations médicales pour informer ou aider à informer un membre de votre famille, votre représentant personnel ou une autre personne responsable de vos soins. Cela comprend des informations sur votre localisation, votre état général ou, sauf indication contraire de votre part, en cas de décès. En cas de catastrophe, nous pouvons divulguer des informations à une organisation de secours afin qu'elle puisse coordonner ces efforts de notification. Nous pouvons également divulguer des informations à une personne impliquée dans vos soins ou qui contribue à payer vos soins. Si vous êtes en mesure et disponible pour accepter ou vous opposer, nous vous donnerons la possibilité de vous opposer avant de procéder à ces divulgations, bien que nous puissions divulguer ces informations en cas de catastrophe, même contre votre objection, si nous pensons que cela est nécessaire pour répondre aux circonstances d'urgence. Si vous n'êtes pas en mesure ou disponible pour accepter ou vous opposer, nos professionnels de la santé feront preuve de leur meilleur jugement dans leurs communications avec votre famille et d'autres personnes.


Opérations de soins de santé

Nous pouvons utiliser et divulguer des informations médicales vous concernant pour exploiter ce cabinet médical. Par exemple, nous pouvons utiliser et divulguer ces informations pour examiner et améliorer la qualité des soins que nous fournissons, ou la compétence et les qualifications de notre personnel professionnel. Nous pouvons également utiliser et divulguer ces informations pour obtenir de votre régime d'assurance maladie l'autorisation de services ou d'orientations. Nous pouvons également utiliser et divulguer ces informations si nécessaire pour les examens médicaux, les services juridiques et les audits, y compris les programmes de détection et de conformité des fraudes et des abus, ainsi que la planification et la gestion des activités. Nous pouvons également partager vos informations médicales avec nos partenaires commerciaux, tels que le fournisseur du système de dossiers médicaux électroniques et le service de facturation, qui effectuent des services administratifs pour nous. Nous avons un contrat écrit avec chacun de ces partenaires commerciaux qui contient des conditions exigeant qu'ils et leurs sous-traitants protègent la confidentialité et la sécurité de vos informations médicales.

Bien que la loi fédérale ne protège pas les informations médicales divulguées à une personne autre qu'un autre prestataire de soins de santé, un régime d'assurance maladie, un centre d'échange d'informations médicales ou l'un de leurs associés commerciaux, la loi californienne interdit à tous les destinataires d'informations médicales de les divulguer à d'autres personnes, sauf si la loi l'exige ou le permet spécifiquement. Nous pouvons également partager vos informations avec d'autres prestataires de soins de santé, centres d'échange d'informations médicales ou régimes d'assurance maladie qui ont une relation avec vous, lorsqu'ils demandent ces informations pour les aider dans leurs activités d'évaluation et d'amélioration de la qualité, leurs activités de sécurité des patients, leurs efforts basés sur la population pour améliorer la santé ou réduire les coûts des soins de santé, l'élaboration de protocoles, les activités de gestion de cas ou de coordination des soins, leur examen des compétences, des qualifications et des performances des professionnels de santé, leurs programmes de formation, leurs activités d'accréditation, de certification ou de licence, leurs activités liées aux contrats d'assurance maladie ou de prestations de santé, ou leurs efforts de détection et de conformité des fraudes et des abus en matière de soins de santé.


Rappels de rendez-vous

Nous pouvons utiliser et divulguer des informations médicales pour vous contacter et vous rappeler vos rendez-vous. Si vous n'êtes pas à la maison, nous pouvons laisser ces informations sur votre répondeur ou dans un message laissé à la personne qui répond au téléphone.
Feuille de présence. Nous pouvons utiliser et divulguer des informations médicales vous concernant en vous demandant de vous inscrire à votre arrivée à notre cabinet. Nous pouvons également vous appeler par votre nom lorsque nous sommes prêts à vous recevoir.


Obligatoire par la loi

Comme l'exige la loi, nous utiliserons et divulguerons vos informations de santé, mais nous limiterons notre utilisation ou notre divulgation aux exigences pertinentes de la loi. Lorsque la loi nous oblige à signaler des abus, de la négligence ou de la violence familiale, ou à répondre à des procédures judiciaires ou administratives, ou à des responsables de l'application de la loi, nous nous conformerons en outre à l'exigence énoncée ci-dessous concernant ces activités.


Santé publique

Nous pouvons être amenés à divulguer vos informations de santé aux autorités de santé publique, et sommes parfois tenus par la loi, à des fins liées à la prévention ou au contrôle d'une maladie, d'une blessure ou d'un handicap ; à la déclaration de maltraitance ou de négligence envers un enfant, une personne âgée ou un adulte dépendant ; à la déclaration de violence domestique ; à la déclaration à la Food and Drug Administration des problèmes liés à des produits et des réactions aux médicaments ; et à la déclaration d'une exposition à une maladie ou à une infection. Lorsque nous signalons une suspicion de maltraitance envers une personne âgée ou un adulte dépendant ou de violence domestique, nous vous en informerons, vous ou votre représentant personnel, dans les plus brefs délais, à moins que, selon notre meilleur jugement professionnel, nous estimions que la notification vous exposerait à un risque de préjudice grave ou nécessiterait d'informer un représentant personnel que nous croyons responsable de la maltraitance ou du préjudice.
Activités de surveillance de la santé. Nous pouvons être amenés à divulguer vos informations de santé à des organismes de surveillance de la santé dans le cadre d'audits, d'enquêtes, d'inspections, d'octroi de licences et d'autres procédures, sous réserve des limitations imposées par la loi fédérale et californienne, et nous y sommes parfois tenus par la loi.


Procédures judiciaires et administratives

Nous pouvons divulguer vos renseignements médicaux dans le cadre de toute procédure administrative ou judiciaire, et nous y sommes parfois tenus par la loi, dans la mesure expressément autorisée par un tribunal ou une ordonnance administrative. Nous pouvons également divulguer des renseignements vous concernant en réponse à une assignation à comparaître, une demande de communication préalable ou toute autre procédure légale si des efforts raisonnables ont été faits pour vous informer de la demande et que vous ne vous y êtes pas opposé, ou si vos objections ont été résolues par un tribunal ou une ordonnance administrative.
Application de la loi. Nous pouvons être amenés à divulguer vos informations de santé à un agent des forces de l'ordre, et sommes parfois tenus par la loi de le faire, à des fins telles que l'identification ou la localisation d'un suspect, d'un fugitif, d'un témoin important ou d'une personne disparue, le respect d'une ordonnance d'un tribunal, d'un mandat, d'une assignation à comparaître devant un grand jury et d'autres fins d'application de la loi.


Commercialisation

À condition que nous ne recevions aucun paiement pour ces communications, nous pouvons vous contacter pour vous encourager à acheter ou à utiliser des produits ou des services liés à votre traitement, à la gestion de votre dossier ou à la coordination de vos soins, ou pour vous orienter ou vous recommander d’autres traitements, thérapies, prestataires de soins de santé ou cadres de soins susceptibles de vous intéresser. Nous pouvons également décrire les produits ou services fournis par ce cabinet et vous indiquer les régimes de santé auxquels nous participons. Nous n’utiliserons ni ne divulguerons vos informations médicales à des fins de marketing ni n’accepterons aucun paiement pour des communications marketing sans votre autorisation écrite préalable. L’autorisation indiquera si nous recevons une compensation financière pour toute activité marketing que vous autorisez, et nous arrêterons toute activité marketing future dans la mesure où vous révoquez cette autorisation.


Les coroners

Nous pouvons être amenés à divulguer vos renseignements médicaux aux coroners dans le cadre de leurs enquêtes sur les décès, et nous y sommes souvent tenus par la loi.


Don d'organes ou de tissus

Nous pouvons divulguer vos renseignements médicaux à des organisations impliquées dans l’obtention, la conservation ou la transplantation d’organes et de tissus.


Sécurité publique

Nous pouvons être amenés à divulguer vos informations médicales aux personnes concernées, et nous y sommes parfois contraints par la loi, afin de prévenir ou de réduire une menace grave et imminente pour la santé ou la sécurité d'une personne en particulier ou du grand public. Nous pouvons divulguer vos informations médicales à des fins militaires ou de sécurité nationale ou à des établissements pénitentiaires ou à des agents des forces de l'ordre qui vous ont légalement sous leur garde.


Indemnisation des accidents du travail

Nous pouvons divulguer vos informations de santé si nécessaire pour nous conformer aux lois sur l'indemnisation des accidents du travail. Par exemple, dans la mesure où vos soins sont couverts par l'indemnisation des accidents du travail, nous ferons des rapports périodiques à votre employeur sur votre état de santé. Nous sommes également tenus par la loi de signaler les cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle à l'employeur ou à l'assureur en matière d'indemnisation des accidents du travail.


Changement de propriétaire

Dans le cas où ce cabinet médical est vendu ou fusionné avec une autre organisation, vos renseignements/dossiers médicaux deviendront la propriété du nouveau propriétaire, bien que vous conserviez le droit de demander que des copies de vos renseignements médicaux soient transférées à un autre médecin ou groupe médical.


Notification de violation

En cas de violation de données médicales protégées non sécurisées, nous vous en informerons comme l'exige la loi. Si vous nous avez fourni une adresse électronique actuelle, nous pouvons utiliser le courrier électronique pour vous communiquer des informations relatives à la violation. Dans certaines circonstances, notre partenaire commercial peut fournir la notification. Nous pouvons également vous informer par d'autres moyens, le cas échéant.


Recherche

Nous pouvons divulguer vos informations de santé à des chercheurs menant des recherches pour lesquelles votre autorisation écrite n'est pas requise, telle qu'approuvée par un comité d'examen institutionnel ou un comité de confidentialité, conformément à la loi en vigueur.


Quand nous ne pouvons PAS utiliser ou divulguer vos renseignements sur la santé

Sauf tel que décrit dans le présent Avis de pratiques de confidentialité, ce cabinet médical, conformément à ses obligations légales, n'utilisera ni ne divulguera des informations médicales qui vous identifient sans votre autorisation écrite. Si vous autorisez ce cabinet médical à utiliser ou à divulguer vos informations médicales à d'autres fins, vous pouvez révoquer votre autorisation par écrit à tout moment.

VOS DROITS EN MATIÈRE D’INFORMATIONS SUR LA SANTÉ :

Droit de demander des protections spéciales de la vie privée

Vous avez le droit de demander des restrictions sur certaines utilisations et divulgations de vos informations médicales en adressant une demande écrite spécifiant les informations que vous souhaitez limiter et les restrictions que vous souhaitez imposer à notre utilisation ou divulgation de ces informations. Si vous nous demandez de ne pas divulguer à votre régime d'assurance maladie commercial des informations concernant des articles ou services de soins de santé pour lesquels vous avez payé l'intégralité de vos frais, nous nous conformerons à votre demande, à moins que nous devions divulguer les informations pour des raisons médicales ou juridiques. Nous nous réservons le droit d'accepter ou de rejeter toute autre demande et vous informerons de notre décision.

Droit de demander des communications confidentielles

Vous avez le droit de demander à recevoir vos informations de santé d'une manière spécifique ou à un endroit précis. Par exemple, vous pouvez demander que nous envoyions des informations à un compte de messagerie particulier ou à votre adresse professionnelle. Nous répondrons à toutes les demandes raisonnables soumises par écrit qui précisent comment ou où vous souhaitez recevoir ces communications.


Droit d'inspection et de copie

Vous avez le droit d'inspecter et de copier vos informations médicales, avec quelques exceptions. Pour accéder à vos informations médicales, vous devez soumettre une demande écrite détaillant les informations auxquelles vous souhaitez accéder, si vous souhaitez les inspecter ou en obtenir une copie, et si vous souhaitez une copie, votre forme et votre format préférés. Nous vous fournirons des copies sous la forme et le format demandés s'ils sont facilement réalisables, ou nous vous fournirons un format alternatif que vous trouvez acceptable, ou si nous ne pouvons pas nous mettre d'accord et que nous conservons le dossier sous un format électronique, votre choix d'un format électronique lisible ou papier. Nous enverrons également une copie à toute autre personne que vous désignez par écrit. Nous facturerons des frais raisonnables qui couvrent nos coûts de main-d'œuvre, de fournitures, d'envoi postal et, si demandé et accepté à l'avance, le coût de préparation d'une explication ou d'un résumé, comme le permettent les lois fédérales et californiennes. Nous pouvons refuser votre demande dans des circonstances limitées.
Si nous refusons votre demande d'accès aux dossiers de votre enfant ou aux dossiers d'un adulte incapable que vous représentez parce que nous pensons que l'autorisation d'accès serait susceptible de causer un préjudice important au patient, vous aurez le droit de faire appel de notre décision.


Droit de modifier ou de compléter

Vous avez le droit de nous demander de modifier vos informations médicales si vous estimez qu'elles sont incorrectes ou incomplètes. Vous devez faire une demande de modification par écrit et inclure les raisons pour lesquelles vous estimez que les informations sont inexactes ou incomplètes. Nous ne sommes pas tenus de modifier vos informations médicales et nous vous fournirons des informations sur le refus de ce cabinet médical et sur la manière dont vous pouvez contester ce refus. Nous pouvons refuser votre demande si nous ne disposons pas des informations, si nous n'avons pas créé les informations (à moins que la personne ou l'entité qui a créé les informations ne soit plus disponible pour effectuer la modification), si vous n'êtes pas autorisé à inspecter ou à copier les informations en question, ou si les informations sont exactes et complètes telles quelles. Si nous refusons votre demande, vous pouvez soumettre une déclaration écrite de votre désaccord avec cette décision et nous pouvons, à notre tour, préparer une réfutation écrite. Vous avez également le droit de demander que nous ajoutions à votre dossier une déclaration d'un maximum de 250 mots concernant tout élément du dossier que vous estimez incomplet ou incorrect. Toutes les informations liées à toute demande de modification ou de complément seront conservées et divulguées conjointement à toute divulgation ultérieure des informations contestées.


Droit à un compte rendu des divulgations

Vous avez le droit de recevoir un compte rendu des divulgations de vos renseignements médicaux effectuées par ce cabinet médical, sauf que ce cabinet médical n'a pas à rendre compte des divulgations qui vous sont fournies ou en vertu de votre autorisation écrite, ou comme décrit dans la section A ou qui sont accessoires à une utilisation ou une divulgation autrement autorisée ou permise par la loi, ou les divulgations à un organisme de surveillance de la santé ou à un responsable de l'application de la loi dans la mesure où ce cabinet médical a reçu un avis de cet organisme ou de ce responsable selon lequel la fourniture de ce compte rendu serait raisonnablement susceptible d'entraver ses activités.


Modifications apportées à cet avis de pratiques de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier nos pratiques de confidentialité et les termes du présent Avis de pratiques de confidentialité à tout moment dans le futur. Jusqu'à ce qu'une telle modification soit apportée, nous sommes tenus par la loi de nous conformer au présent Avis. Après une modification, l'Avis de protection de la confidentialité révisé s'appliquera à toutes les informations médicales protégées que nous conservons, quelle que soit la date de leur création ou de leur réception. Nous conserverons une copie de l'avis actuel affiché dans notre zone de réception et une copie sera disponible à chaque rendez-vous. Nous publierons également l'avis actuel sur notre site Web sous

https://www.cerboclinic.com/privacy-practices/


Plaintes

Les plaintes concernant cet avis de pratiques de confidentialité ou la manière dont ce cabinet médical traite vos informations de santé doivent être adressées par écrit à :

Responsable de la protection de la vie privée de la clinique Cerbo

555, rue Bryant, bureau 909

Palo Alto CA 94301


Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont ce bureau traite une plainte, vous pouvez déposer une plainte officielle à :

Département américain de la Santé et des Services sociaux
Région IX, Bureau des droits civils
90 7th Street, Suite 4-100
San Francisco, Californie 94103
(415) 437-8310; (415) 437-8311 (ATS)
(415) 437-8329 (télécopieur)
OCRMail@hhs.gov

Pour plus d'informations sur la loi HIPAA et vos droits en matière de confidentialité, vous pouvez consulter le site Web du ministère américain de la Santé et des Services sociaux. Vous ne serez en aucun cas pénalisé si vous déposez une plainte.

J'autorise le paiement direct de mes prestations d'assurance à Cerbo Clinic PC pour les services rendus maintenant ou à venir. Je comprends que tous les co-paiements, franchises et coassurances doivent être payés le jour de chaque visite.

J'autorise Cerbo Clinic PC à soumettre des réclamations pour des services rendus sans exiger ma signature sur chaque réclamation. J'autorise également la divulgation d'informations pertinentes, notamment des diagnostics, des dossiers de traitement et des photos pour le traitement des réclamations.

Je comprends que ce service m'est fourni à titre gracieux uniquement et ne remplace pas un paiement. De nombreuses compagnies d'assurance versent des indemnités fixes pour certaines procédures, tandis que de nombreuses autres paient un pourcentage des frais. Les « frais raisonnables et habituels » sont déterminés par l'assureur et peuvent varier considérablement d'un assureur à l'autre.

Il est de ma responsabilité de payer tout montant déductible, coassurance, quote-part, frais à payer de ma poche ou tout autre solde non couvert par ma compagnie d'assurance. Les quotes-parts pour une intervention chirurgicale sont dues deux semaines avant la date de l'intervention.

Si mon assurance n’honore pas cette mission, m’effectue des paiements directement ou ne paie pas dans les 90 jours, je comprends que je suis responsable du paiement de tout solde impayé.

Ma signature sur la page de consentement des formulaires du patient confirme que je comprends et accepte la politique ci-dessus.

CONSENTEMENT À L'UTILISATION DES COURRIELS, DES FORMULAIRES WEB, DES SMS/MESSAGERIES TEXTE ET DES APPLICATIONS DE COMMUNICATION DE TIERS

1. RISQUES LIÉS À L'UTILISATION DES COMMUNICATIONS PAR LE WEB (E-MAIL, FORMULAIRES WEB, MESSAGES TEXTE ET SMS ET APPLICATIONS DE COMMUNICATION TIERS)


La clinique Cerbo, par l'intermédiaire de son fournisseur de dossiers médicaux électroniques (DME), Practice Fusion, offre aux patients et à leurs tuteurs légaux la possibilité de communiquer directement par courrier électronique ou par SMS. L'accès sécurisé des patients est assuré via le portail patient de Practice Fusion, « PatientFusion ».

La Clinique Cerbo utilise également des communications Web sécurisées, notamment des formulaires Web et des applications de messagerie cryptées tierces (par exemple WhatsApp).

Chacun de ces outils de communication peut faciliter une meilleure communication et présente une grande utilité dans l’amélioration de la communication entre les médecins et les patients, pour faciliter la prestation des soins aux patients.

Cependant, l'utilisation de ces outils de communication électronique sur le Web est différente de la messagerie téléphonique traditionnelle. Nous vous encourageons à vous renseigner sur les problèmes liés à la communication électronique sur le Web ainsi que sur les risques et mises en garde décrits ci-dessous. Veuillez prendre le temps de comprendre vos options et vos risques avant d'utiliser des outils Web pour communiquer avec Cerbo Clinic.

La clinique Cerbo propose des outils en ligne pour faciliter la prise de rendez-vous et le paiement. Ces outils ne sont pas destinés à être utilisés pour transmettre des informations médicales ou pour discuter de problèmes de santé. Vous ne devez discuter des détails de vos soins médicaux qu'avec votre médecin, par téléphone ou en personne.

Le courrier électronique, la messagerie texte, les formulaires de pages Web et les applications de communication tierces comportent un certain nombre de risques possibles dont les patients et leurs tuteurs légaux doivent être conscients avant de communiquer avec Cerbo Clinic via l'un de ces outils.

Si le patient ou le tuteur légal craint que des informations soient vues par d’autres personnes, ou si la question ou le problème est urgent, d’autres formes de communication telles que la communication téléphonique doivent être utilisées.

Certains des risques possibles liés à l'utilisation de communications basées sur le Web, telles que le courrier électronique, les formulaires Web, la messagerie texte ou les applications tierces incluent, sans toutefois s'y limiter, les suivants :

a. Les informations par courrier électronique ou par SMS peuvent être envoyées à d’autres personnes, stockées sur un ordinateur ou imprimées sur papier pour être stockées.

b. Les courriers électroniques ou les messages texte peuvent être envoyés et reçus par de nombreux destinataires, certains ou tous d'entre eux pouvant recevoir le courrier électronique par accident.

c. Les expéditeurs de courriers électroniques ou de messages texte peuvent facilement adresser leur message de manière erronée.

d. Les informations envoyées par courrier électronique ou par SMS sont plus faciles à modifier que les documents manuscrits ou signés.

e. Les informations contenues dans les courriers électroniques ou les messages texte peuvent être conservées sur des ordinateurs ou des appareils électroniques même après que l'expéditeur ou le destinataire pense avoir supprimé sa copie.

f. Les employeurs et les services en ligne ont le droit d'archiver (stocker) et de consulter les courriels et les messages texte transmis via leurs systèmes. Certains employeurs, mais pas tous, stockent les courriels et les messages texte indéfiniment.

g. Les courriers électroniques, les messages texte, les entrées de formulaires Web et les entrées d'applications tierces peuvent occasionnellement être interceptés, modifiés, transmis ou utilisés sans autorisation ni détection.

h. Les courriers électroniques, les messages texte et les formulaires Web peuvent être utilisés pour introduire des virus dans les systèmes informatiques.

i. Les courriers électroniques ou les messages texte peuvent être utilisés comme preuves devant un tribunal.

j. Les informations envoyées via des formulaires Web ou des applications de messagerie tierces peuvent être interceptées et stockées par des fournisseurs tiers qui peuvent ou non souscrire aux mandats légaux de protection des informations médicales privées (PHI), tels que ceux accordés par la loi fédérale et étatique (par exemple, la loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie de 1996 (HIPAA).



2. CONDITIONS D'UTILISATION DES E-MAILS, DES FORMULAIRES WEB, DES MESSAGES TEXTE ET DES APPLICATIONS DE COMMUNICATION DE TIERS

Les prestataires de soins de santé utiliseront des moyens raisonnables pour protéger la sécurité et la confidentialité de toutes les informations envoyées et reçues.

Toutefois, en raison des risques décrits ci-dessus, les prestataires de soins de santé ne peuvent garantir la sécurité et la confidentialité (vie privée) des courriers électroniques, des communications par SMS et des informations échangées via des formulaires Web et l’utilisation d’outils Web tiers tels que WhatsApp.

Cerbo Clinic ne sera pas responsable de l'utilisation inappropriée et/ou de la divulgation d'informations confidentielles (y compris les informations de santé protégées (PHI) qui font l'objet de la loi fédérale sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie de 1996 (HIPAA)).


Ainsi, si le patient/tuteur légal choisit d'échanger des informations médicales protégées (PHI) avec Cerbo Clinic par le biais de moyens Web (tels que la messagerie texte/SMS, le courrier électronique, les formulaires Web, les applications tierces, par exemple WhatsApp), le patient ou le tuteur légal doit consentir à l'utilisation d'outils Web pour les informations sur les patients.


Le consentement à l'utilisation du courrier électronique, de la messagerie texte, des soumissions de formulaires Web et de l'utilisation d'outils de communication tiers comprend l'acceptation des conditions suivantes :

a. Les courriels, messages texte ou autres communications électroniques adressés au patient ou au tuteur légal concernant le diagnostic ou le traitement seront imprimés et/ou intégrés au dossier médical du patient. Étant donné qu'ils font alors partie du dossier médical, d'autres personnes autorisées à consulter le dossier médical, comme les membres du personnel et les agents de facturation, auront également accès à ces courriels.

b. Les prestataires de soins de santé peuvent transmettre des courriels, des messages texte ou d'autres communications Web en interne à d'autres membres du personnel ou agents des prestataires de soins de santé/de leur cabinet, si nécessaire pour le diagnostic, le traitement, le remboursement et d'autres opérations. Les prestataires de soins de santé ne transmettront cependant pas de courriels, de messages texte ou de formulaires Web à des tiers indépendants extérieurs à Cerbo Clinic qui ne sont pas impliqués dans le traitement du patient, son remboursement ou autrement impliqués dans ses soins, sans le consentement écrit préalable du patient ou de son tuteur légal, sauf si la loi l'autorise ou l'exige. Les prestataires de soins de santé peuvent éventuellement transmettre des courriels, des messages texte et d'autres communications Web à d'autres prestataires de soins de santé participant aux soins du patient.

c. Bien que les prestataires de soins de santé s'efforcent de lire et de répondre rapidement à un courriel, un message texte, une saisie de formulaire Web ou un message WhatsApp du patient ou du tuteur légal, ils ne peuvent garantir qu'un message ou un courriel particulier sera lu et auquel il sera répondu dans un délai donné. Le délai habituel est d'un (1) jour ouvrable, mais il peut prendre jusqu'à une semaine ou plus si la personne à qui le courriel ou le message est envoyé est absente, ou si le système de messagerie électronique ou le système de communication en ligne ne fonctionne pas. Ainsi, le patient ou le tuteur légal ne doit pas utiliser le courrier électronique, la messagerie texte ou les communications Web pour les urgences médicales ou d'autres questions qui doivent être traitées rapidement.

d. Les prestataires de soins de santé utilisent les SMS pour rappeler des rendez-vous ou pour partager des informations plus générales. Lorsque des SMS sont envoyés par un patient ou un tuteur légal, il ne faut pas s'attendre à une réponse de la part du prestataire de soins de santé.

e. Si le courriel du patient ou du tuteur légal requiert ou invite une réponse du prestataire de soins de santé et que le patient/parent/tuteur légal n'a pas reçu de réponse dans un délai raisonnable, il incombe au patient ou au tuteur légal d'appeler le cabinet afin de déterminer si le destinataire prévu a reçu le courriel et quand il répondra. Le patient ou le tuteur légal peut également discuter du problème par téléphone.

f. Le patient ou le tuteur légal ne doit pas utiliser de courrier électronique, de messages texte, de formulaires Web ou de WhatsApp pour discuter de sujets qu’il estime devoir rester confidentiels, tels que des informations médicales sensibles concernant les maladies sexuellement transmissibles, le SIDA/VIH, la santé mentale, les troubles du développement ou la toxicomanie.

g. Le cas échéant, des frais peuvent être facturés au prestataire pour le temps nécessaire pour répondre aux courriers électroniques et aux messages Web.

h. Le patient ou son tuteur légal est responsable de la protection de son mot de passe ou de tout autre moyen d'accès au courrier électronique, à la messagerie texte ou à WhatsApp. Le prestataire de soins de santé ou son cabinet ne sont pas responsables des informations lues par d'autres personnes à la suite d'erreurs causées par le patient ou son tuteur légal ou par un tiers.

i. Le prestataire de soins de santé ou son cabinet ne peut pas s'engager dans des communications par courrier électronique, par SMS ou par tout autre moyen de communication sur Internet qui sont illégales, comme l'exercice de la médecine au-delà des frontières de l'État. Si, par courrier électronique, par SMS ou par tout autre moyen de communication en ligne, le prestataire de soins de santé détermine qu'une visite au cabinet ou à l'hôpital est nécessaire pour résoudre le problème, ou si le patient ou le tuteur légal souhaite effectuer une telle visite, il incombe au patient ou au tuteur légal de prendre rendez-vous dans les locaux physiques de Cerbo Clinic (Peninsula Office à Redwood City, CA ou South Bay Office à San Jose, CA).



3. INSTRUCTIONS

Pour communiquer par courrier électronique ou par SMS, ou via un formulaire Web ou des applications de communication tierces, il est conseillé au patient ou au tuteur légal de :

a. Limiter ou éviter l'utilisation de l'ordinateur de son employeur. Les informations sont souvent stockées sur le système de l'employeur et peuvent être lues par des personnes au sein de cette organisation.

b. Informez le prestataire de soins de santé ou le cabinet de tout changement d’adresse électronique, de numéro de téléphone portable ou d’adresse de messagerie texte.

c. Aidez le prestataire de soins de santé et le cabinet à s'assurer qu'ils communiquent à propos de la bonne personne, en indiquant le nom complet et la date de naissance du patient dans le corps du premier message électronique adressé au prestataire et/ou au cabinet et non dans la ligne d'objet.

d. Pour que le courriel soit transmis à la bonne personne, indiquez la catégorie de la communication dans l'objet du courriel (par exemple, « J'ai une question à poser à mon neurochirurgien au sujet de ma prochaine intervention chirurgicale », « Je dois reporter mon rendez-vous » ou « J'ai une question au sujet de ma récente facture »). Cela nous aide à répondre plus rapidement à vos questions.

e. Vérifiez le courriel ou le message texte pour vous assurer qu'il est clair et que toutes les informations nécessaires sont fournies avant de l'envoyer au prestataire de soins de santé ou au cabinet. Les courriels des prestataires de soins de santé seront cryptés ou envoyés via le portail PatientFusion pour un accès sécurisé.

f. La première fois que vous recevrez un e-mail, vous recevrez un e-mail de notification de PatientFusion et vous devrez configurer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe avec eux. Ce nom d'utilisateur et ce mot de passe seront nécessaires pour accéder au premier e-mail et à tous les e-mails suivants.

g. Prenez des précautions pour préserver la confidentialité des courriels ou des messages texte, par exemple en utilisant des économiseurs d’écran et en protégeant les mots de passe de votre ordinateur.

h. Retirer le consentement uniquement par courrier électronique ou par communication écrite au prestataire de soins de santé et/ou au cabinet.

i. Contactez le prestataire de soins de santé et/ou le cabinet au numéro de téléphone fourni pour toute question concernant l'utilisation du courrier électronique ou de la messagerie texte. Cela doit être fait avant d'envoyer un courrier électronique au prestataire de soins de santé et/ou au cabinet.

4. RECONNAISSANCE ET ACCORD DU PATIENT – CONSENTEMENT ÉCLAIRÉ

Je reconnais avoir lu et compris parfaitement les informations que Cerbo Clinic m'a fournies concernant les risques liés à l'utilisation d'outils Web, notamment le courrier électronique, la messagerie texte, les formulaires Web et les applications de communication tierces.

Je comprends les risques associés à la communication d'outils Web, notamment le courrier électronique, la messagerie texte, les formulaires Web et les applications de communication tierces entre le prestataire de soins de santé, le cabinet et moi-même, et je consens aux conditions décrites dans ce document.

De plus, j'accepte les instructions ci-dessus, ainsi que toutes les autres instructions que Cerbo Clinic et les médecins de Cerbo Clinic peuvent imposer concernant les communications Web, y compris les courriers électroniques, les SMS, les formulaires Web et les applications de communication tierces. 

Ma signature sur la page de consentement des formulaires du patient confirme que j'ai lu et que j'accepte la politique de communication ci-dessus.

La Clinique Cerbo vous demande la permission d'obtenir votre historique de prescription de médicaments.  

L'historique des prescriptions de médicaments est une liste de médicaments sur ordonnance et de médicaments que notre chirurgien, votre médecin de famille ou d'autres prestataires vous ont prescrits.

L'historique des prescriptions de médicaments aide les professionnels de santé à traiter correctement vos symptômes et/ou maladies. Connaître les médicaments que vous prenez permet d'éviter des interactions médicamenteuses potentiellement dangereuses. Ces informations sont particulièrement importantes lors d'une hospitalisation pour une intervention chirurgicale.

Il est très important que vous et votre médecin discutiez de tous vos médicaments afin de garantir que votre historique de prescription de médicaments enregistré est exact à 100 %.

Diverses sources, notamment les pharmacies et les assureurs maladie, contribuent à la collecte de votre historique de médicaments.

Votre historique de prescription de médicaments est stocké en toute sécurité dans le système de dossiers médicaux électroniques (DSE/DME) du cabinet et fait partie de votre dossier médical personnel.  

Veuillez noter que certaines pharmacies ne mettent pas à disposition les informations sur l'historique des prescriptions de médicaments et que votre historique de prescriptions de médicaments peut ne pas inclure les médicaments achetés sans utiliser votre assurance maladie.

Veuillez également noter que les médicaments en vente libre, les suppléments et/ou les remèdes à base de plantes que vous prenez par vous-même peuvent ne pas être inclus. Veuillez vous assurer de divulguer tous les médicaments et suppléments à notre chirurgien lors de votre visite. Apportez vos flacons de pilules et de suppléments avec vous lors de votre premier rendez-vous afin que nous puissions nous assurer que nous enregistrons correctement vos médicaments.

En signant le formulaire de consentement sur la page Formulaires du patient, vous autorisez Cerbo Clinic à recueillir votre historique de prescription de médicaments. Vous autorisez votre pharmacie et votre assureur maladie à nous divulguer des informations sur vos ordonnances. Cela comprend toutes les ordonnances qui ont été remplies dans une pharmacie ou couvertes par un régime d'assurance maladie.

Afin de vous offrir les meilleurs soins possibles, la Clinique Cerbo utilise la technologie Ambient Scribe, un outil informatique qui écoute la conversation et crée un résumé dans votre dossier médical. 

Comme avec un scribe humain, votre chirurgien peut se concentrer sur vous et moins sur la saisie sur ordinateur. Le scribe ambiant n'interagit pas directement avec vous. Une fois la note créée, votre chirurgien la vérifie pour en vérifier l'exactitude et apporte les modifications nécessaires.

L'outil de transcription ne conserve pas de dossiers. Les notes finales sont conservées dans votre dossier médical sécurisé. Cerbo Clinic respecte des pratiques strictes en matière de confidentialité, notamment la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA). Seuls les professionnels de santé impliqués dans vos soins auront accès à ces notes.

Votre participation est entièrement volontaire. Si vous acceptez l'utilisation d'ambient scribe pendant votre Pour les consultations, veuillez signer et dater le formulaire de consentement fourni dans les formulaires pour patients. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions sur la technologie Ambient Scribe.