Date d'entrée en vigueur : 1er octobre 2024

Le présent avis de confidentialité décrit comment les informations médicales vous concernant peuvent être utilisées et divulguées, et comment vous pouvez avoir accès à ces informations.

La clinique Cerbo respecte les lois fédérales et nationales, y compris le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).

Veuillez lire attentivement ces informations. Une copie de cette politique vous sera remise lorsque vous commencerez à recevoir des soins à la clinique Cerbo. Nous conserverons une copie signée dans votre dossier patient.

 

Les médecins et le personnel de Cerbo Clinic PC (« nous ») comprennent l’importance de la confidentialité et s’engagent à maintenir la confidentialité de vos informations médicales. Nous enregistrons les soins médicaux que nous fournissons et pouvons recevoir de tels dossiers de la part d’autres personnes. Nous utilisons ces dossiers pour fournir ou permettre à d’autres prestataires de soins de santé de fournir des soins médicaux de qualité, pour obtenir le paiement des services qui vous sont fournis conformément à votre régime d’assurance maladie et pour nous permettre de respecter nos obligations professionnelles et légales afin d’exploiter correctement ce cabinet médical. La loi nous oblige à préserver la confidentialité des informations médicales protégées, à informer les personnes de nos obligations légales et de nos pratiques de confidentialité concernant les informations médicales protégées, et à informer les personnes concernées suite à une violation d’informations médicales protégées non sécurisées. Cet avis décrit comment nous pouvons utiliser et divulguer vos informations médicales. Il décrit également vos droits et nos obligations légales concernant vos informations médicales. Si vous avez des questions concernant cet avis, veuillez contacter notre responsable de la confidentialité au (650) 257-2976.

 

COMMENT NOUS POUVONS UTILISER OU DIVULGUER VOS INFORMATIONS DE SANTÉ

Le dossier médical est la propriété de ce cabinet médical, mais les informations contenues dans le dossier médical vous appartiennent. La loi nous autorise à utiliser ou à divulguer vos informations de santé aux fins suivantes :

 

• TRAITEMENT

Nous utilisons vos informations médicales pour vous fournir des soins médicaux. Nous divulguons des informations médicales à nos employés et à d'autres personnes qui participent à la fourniture des soins dont vous avez besoin. Par exemple, nous pouvons partager vos informations médicales avec d'autres médecins ou d'autres prestataires de soins de santé qui fourniront des services que nous ne fournissons pas, ou nous pouvons partager ces informations avec un pharmacien qui en a besoin pour vous délivrer une ordonnance, ou avec un laboratoire qui effectue un test. Nous pouvons également divulguer des informations médicales aux membres de votre famille ou à d'autres personnes qui peuvent vous aider lorsque vous êtes malade ou blessé, ou après votre décès. En outre, nous travaillons avec des organisations pour fournir des consultations de télémédecine aux patients.

 

• PAIEMENT

Nous utilisons et divulguons vos renseignements médicaux pour obtenir le paiement des services que nous vous fournissons. Par exemple, nous fournissons à votre régime d'assurance maladie les renseignements dont il a besoin pour le paiement. Nous pouvons également divulguer des renseignements à d'autres prestataires de soins de santé pour les aider à obtenir le paiement des services qu'ils vous ont fournis.

 

• NOTIFICATION ET COMMUNICATION AVEC LA FAMILLE

Nous pouvons divulguer vos informations médicales pour informer ou aider à informer un membre de votre famille, votre représentant personnel ou une autre personne responsable de vos soins. Cela comprend des informations sur votre localisation, votre état général ou, sauf indication contraire de votre part, en cas de décès. En cas de catastrophe, nous pouvons divulguer des informations à une organisation de secours afin qu'elle puisse coordonner ces efforts de notification. Nous pouvons également divulguer des informations à une personne impliquée dans vos soins ou qui contribue à payer vos soins. Si vous êtes en mesure et disponible pour accepter ou vous opposer, nous vous donnerons la possibilité de vous opposer avant de procéder à ces divulgations, bien que nous puissions divulguer ces informations en cas de catastrophe, même contre votre objection, si nous pensons que cela est nécessaire pour répondre aux circonstances d'urgence. Si vous n'êtes pas en mesure ou disponible pour accepter ou vous opposer, nos professionnels de la santé feront preuve de leur meilleur jugement dans leurs communications avec votre famille et d'autres personnes.

 

• OPÉRATIONS DE SOINS DE SANTÉ

Nous pouvons utiliser et divulguer des informations médicales vous concernant pour exploiter ce cabinet médical. Par exemple, nous pouvons utiliser et divulguer ces informations pour examiner et améliorer la qualité des soins que nous fournissons, ou la compétence et les qualifications de notre personnel professionnel. Nous pouvons également utiliser et divulguer ces informations pour obtenir de votre régime d'assurance maladie l'autorisation de services ou d'orientations. Nous pouvons également utiliser et divulguer ces informations si nécessaire pour les examens médicaux, les services juridiques et les audits, y compris les programmes de détection et de conformité des fraudes et des abus, ainsi que la planification et la gestion des activités. Nous pouvons également partager vos informations médicales avec nos partenaires commerciaux, tels que le fournisseur du système de dossiers médicaux électroniques et le service de facturation, qui effectuent des services administratifs pour nous. Nous avons un contrat écrit avec chacun de ces partenaires commerciaux qui contient des conditions exigeant qu'ils et leurs sous-traitants protègent la confidentialité et la sécurité de vos informations médicales. 

Bien que la loi fédérale ne protège pas les informations médicales divulguées à une personne autre qu'un autre prestataire de soins de santé, un régime d'assurance maladie, un centre d'échange d'informations médicales ou l'un de leurs associés commerciaux, la loi californienne interdit à tous les destinataires d'informations médicales de les divulguer à d'autres personnes, sauf si la loi l'exige ou le permet spécifiquement. Nous pouvons également partager vos informations avec d'autres prestataires de soins de santé, centres d'échange d'informations médicales ou régimes d'assurance maladie qui ont une relation avec vous, lorsqu'ils demandent ces informations pour les aider dans leurs activités d'évaluation et d'amélioration de la qualité, leurs activités de sécurité des patients, leurs efforts basés sur la population pour améliorer la santé ou réduire les coûts des soins de santé, l'élaboration de protocoles, les activités de gestion de cas ou de coordination des soins, leur examen des compétences, des qualifications et des performances des professionnels de santé, leurs programmes de formation, leurs activités d'accréditation, de certification ou de licence, leurs activités liées aux contrats d'assurance maladie ou de prestations de santé, ou leurs efforts de détection et de conformité des fraudes et des abus en matière de soins de santé.

Rappels de rendez-vous. Nous pouvons utiliser et divulguer des informations médicales pour vous contacter et vous rappeler vos rendez-vous. Si vous n'êtes pas à la maison, nous pouvons laisser ces informations sur votre répondeur ou dans un message laissé à la personne qui répond au téléphone.
Feuille de présence. Nous pouvons utiliser et divulguer des informations médicales vous concernant en vous demandant de vous inscrire à votre arrivée à notre cabinet. Nous pouvons également vous appeler par votre nom lorsque nous sommes prêts à vous recevoir.

 

• EXIGÉ PAR LA LOI

Comme l'exige la loi, nous utiliserons et divulguerons vos informations de santé, mais nous limiterons notre utilisation ou notre divulgation aux exigences pertinentes de la loi. Lorsque la loi nous oblige à signaler des abus, de la négligence ou de la violence familiale, ou à répondre à des procédures judiciaires ou administratives, ou à des responsables de l'application de la loi, nous nous conformerons en outre à l'exigence énoncée ci-dessous concernant ces activités.

 

• SANTÉ PUBLIQUE 

Nous pouvons être amenés à divulguer vos informations de santé aux autorités de santé publique, et sommes parfois tenus par la loi, à des fins liées à la prévention ou au contrôle d'une maladie, d'une blessure ou d'un handicap ; à la déclaration de maltraitance ou de négligence envers un enfant, une personne âgée ou un adulte dépendant ; à la déclaration de violence domestique ; à la déclaration à la Food and Drug Administration des problèmes liés à des produits et des réactions aux médicaments ; et à la déclaration d'une exposition à une maladie ou à une infection. Lorsque nous signalons une suspicion de maltraitance envers une personne âgée ou un adulte dépendant ou de violence domestique, nous vous en informerons, vous ou votre représentant personnel, dans les plus brefs délais, à moins que, selon notre meilleur jugement professionnel, nous estimions que la notification vous exposerait à un risque de préjudice grave ou nécessiterait d'informer un représentant personnel que nous croyons responsable de la maltraitance ou du préjudice.
Activités de surveillance de la santé. Nous pouvons être amenés à divulguer vos informations de santé à des organismes de surveillance de la santé dans le cadre d'audits, d'enquêtes, d'inspections, d'octroi de licences et d'autres procédures, sous réserve des limitations imposées par la loi fédérale et californienne, et nous y sommes parfois tenus par la loi.

 

• PROCÉDURES JUDICIAIRES ET ADMINISTRATIVES

Nous pouvons divulguer vos renseignements médicaux dans le cadre de toute procédure administrative ou judiciaire, et nous y sommes parfois tenus par la loi, dans la mesure expressément autorisée par un tribunal ou une ordonnance administrative. Nous pouvons également divulguer des renseignements vous concernant en réponse à une assignation à comparaître, une demande de communication préalable ou toute autre procédure légale si des efforts raisonnables ont été faits pour vous informer de la demande et que vous ne vous y êtes pas opposé, ou si vos objections ont été résolues par un tribunal ou une ordonnance administrative.
Application de la loi. Nous pouvons être amenés à divulguer vos informations de santé à un agent des forces de l'ordre, et sommes parfois tenus par la loi de le faire, à des fins telles que l'identification ou la localisation d'un suspect, d'un fugitif, d'un témoin important ou d'une personne disparue, le respect d'une ordonnance d'un tribunal, d'un mandat, d'une assignation à comparaître devant un grand jury et d'autres fins d'application de la loi.

 

• COMMERCIALISATION

À condition que nous ne recevions aucun paiement pour ces communications, nous pouvons vous contacter pour vous encourager à acheter ou à utiliser des produits ou des services liés à votre traitement, à la gestion de votre dossier ou à la coordination de vos soins, ou pour vous orienter ou vous recommander d’autres traitements, thérapies, prestataires de soins de santé ou cadres de soins susceptibles de vous intéresser. Nous pouvons également décrire les produits ou services fournis par ce cabinet et vous indiquer les régimes de santé auxquels nous participons. Nous n’utiliserons ni ne divulguerons vos informations médicales à des fins de marketing ni n’accepterons aucun paiement pour des communications marketing sans votre autorisation écrite préalable. L’autorisation indiquera si nous recevons une compensation financière pour toute activité marketing que vous autorisez, et nous arrêterons toute activité marketing future dans la mesure où vous révoquez cette autorisation.

 

• CORONERS

Nous pouvons être amenés à divulguer vos renseignements médicaux aux coroners dans le cadre de leurs enquêtes sur les décès, et nous y sommes souvent tenus par la loi.

 

• DON D'ORGANES OU DE TISSUS

Nous pouvons divulguer vos renseignements médicaux à des organisations impliquées dans l’obtention, la conservation ou la transplantation d’organes et de tissus.

 

• SÉCURITÉ PUBLIQUE

Nous pouvons être amenés à divulguer vos informations médicales aux personnes concernées, et nous y sommes parfois contraints par la loi, afin de prévenir ou de réduire une menace grave et imminente pour la santé ou la sécurité d'une personne en particulier ou du grand public. Nous pouvons divulguer vos informations médicales à des fins militaires ou de sécurité nationale ou à des établissements pénitentiaires ou à des agents des forces de l'ordre qui vous ont légalement sous leur garde.

 

• INDEMNISATION DES TRAVAILLEURS

Nous pouvons divulguer vos informations de santé si nécessaire pour nous conformer aux lois sur l'indemnisation des accidents du travail. Par exemple, dans la mesure où vos soins sont couverts par l'indemnisation des accidents du travail, nous ferons des rapports périodiques à votre employeur sur votre état de santé. Nous sommes également tenus par la loi de signaler les cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle à l'employeur ou à l'assureur en matière d'indemnisation des accidents du travail.

 

• CHANGEMENT DE PROPRIÉTAIRE

Dans le cas où ce cabinet médical est vendu ou fusionné avec une autre organisation, vos renseignements/dossiers médicaux deviendront la propriété du nouveau propriétaire, bien que vous conserviez le droit de demander que des copies de vos renseignements médicaux soient transférées à un autre médecin ou groupe médical.

 

• NOTIFICATION DE VIOLATION

En cas de violation de données médicales protégées non sécurisées, nous vous en informerons comme l'exige la loi. Si vous nous avez fourni une adresse électronique actuelle, nous pouvons utiliser le courrier électronique pour vous communiquer des informations relatives à la violation. Dans certaines circonstances, notre partenaire commercial peut fournir la notification. Nous pouvons également vous informer par d'autres moyens, le cas échéant.

 

• RECHERCHE

Nous pouvons divulguer vos informations de santé à des chercheurs menant des recherches pour lesquelles votre autorisation écrite n'est pas requise, telle qu'approuvée par un comité d'examen institutionnel ou un comité de confidentialité, conformément à la loi en vigueur.

 

QUAND NOUS NE POUVONS PAS UTILISER OU DIVULGUER VOS INFORMATIONS DE SANTÉ

Sauf tel que décrit dans le présent Avis de pratiques de confidentialité, ce cabinet médical, conformément à ses obligations légales, n'utilisera ni ne divulguera des informations médicales qui vous identifient sans votre autorisation écrite. Si vous autorisez ce cabinet médical à utiliser ou à divulguer vos informations médicales à d'autres fins, vous pouvez révoquer votre autorisation par écrit à tout moment.

 

VOS DROITS EN MATIÈRE D'INFORMATIONS SUR LA SANTÉ

 

• DROIT DE DEMANDER DES PROTECTIONS SPÉCIALES DE LA VIE PRIVÉE

Vous avez le droit de demander des restrictions sur certaines utilisations et divulgations de vos informations médicales en adressant une demande écrite spécifiant les informations que vous souhaitez limiter et les restrictions que vous souhaitez imposer à notre utilisation ou divulgation de ces informations. Si vous nous demandez de ne pas divulguer à votre régime d'assurance maladie commercial des informations concernant des articles ou services de soins de santé pour lesquels vous avez payé l'intégralité de vos frais, nous nous conformerons à votre demande, à moins que nous devions divulguer les informations pour des raisons médicales ou juridiques. Nous nous réservons le droit d'accepter ou de rejeter toute autre demande et vous informerons de notre décision.

 

• DROIT DE DEMANDER DES COMMUNICATIONS CONFIDENTIELLES
  

Vous avez le droit de demander à recevoir vos informations de santé d'une manière spécifique ou à un endroit précis. Par exemple, vous pouvez demander que nous envoyions des informations à un compte de messagerie particulier ou à votre adresse professionnelle. Nous répondrons à toutes les demandes raisonnables soumises par écrit qui précisent comment ou où vous souhaitez recevoir ces communications.

 

• DROIT D'INSPECTION ET DE COPIE

Vous avez le droit d'inspecter et de copier vos informations médicales, avec quelques exceptions. Pour accéder à vos informations médicales, vous devez soumettre une demande écrite détaillant les informations auxquelles vous souhaitez accéder, si vous souhaitez les inspecter ou en obtenir une copie, et si vous souhaitez une copie, votre forme et votre format préférés. Nous vous fournirons des copies sous la forme et le format demandés s'ils sont facilement réalisables, ou nous vous fournirons un format alternatif que vous trouvez acceptable, ou si nous ne pouvons pas nous mettre d'accord et que nous conservons le dossier sous un format électronique, votre choix d'un format électronique lisible ou papier. Nous enverrons également une copie à toute autre personne que vous désignez par écrit. Nous facturerons des frais raisonnables qui couvrent nos coûts de main-d'œuvre, de fournitures, d'envoi postal et, si demandé et accepté à l'avance, le coût de préparation d'une explication ou d'un résumé, comme le permettent les lois fédérales et californiennes. Nous pouvons refuser votre demande dans des circonstances limitées.
Si nous refusons votre demande d'accès aux dossiers de votre enfant ou aux dossiers d'un adulte incapable que vous représentez parce que nous pensons que l'autorisation d'accès serait susceptible de causer un préjudice important au patient, vous aurez le droit de faire appel de notre décision.

 

• DROIT DE MODIFIER OU DE COMPLÉTER

Vous avez le droit de nous demander de modifier vos informations médicales si vous estimez qu'elles sont incorrectes ou incomplètes. Vous devez faire une demande de modification par écrit et inclure les raisons pour lesquelles vous estimez que les informations sont inexactes ou incomplètes. Nous ne sommes pas tenus de modifier vos informations médicales et nous vous fournirons des informations sur le refus de ce cabinet médical et sur la manière dont vous pouvez contester ce refus. Nous pouvons refuser votre demande si nous ne disposons pas des informations, si nous n'avons pas créé les informations (à moins que la personne ou l'entité qui a créé les informations ne soit plus disponible pour effectuer la modification), si vous n'êtes pas autorisé à inspecter ou à copier les informations en question, ou si les informations sont exactes et complètes telles quelles. Si nous refusons votre demande, vous pouvez soumettre une déclaration écrite de votre désaccord avec cette décision et nous pouvons, à notre tour, préparer une réfutation écrite. Vous avez également le droit de demander que nous ajoutions à votre dossier une déclaration d'un maximum de 250 mots concernant tout élément du dossier que vous estimez incomplet ou incorrect. Toutes les informations liées à toute demande de modification ou de complément seront conservées et divulguées conjointement à toute divulgation ultérieure des informations contestées.

 

• DROIT À UNE COMPTABILITÉ DES DIVULGATIONS

Vous avez le droit de recevoir un compte rendu des divulgations de vos renseignements médicaux effectuées par ce cabinet médical, sauf que ce cabinet médical n'a pas à rendre compte des divulgations qui vous sont fournies ou en vertu de votre autorisation écrite, ou comme décrit dans la section A ou qui sont accessoires à une utilisation ou une divulgation autrement autorisée ou permise par la loi, ou les divulgations à un organisme de surveillance de la santé ou à un responsable de l'application de la loi dans la mesure où ce cabinet médical a reçu un avis de cet organisme ou de ce responsable selon lequel la fourniture de ce compte rendu serait raisonnablement susceptible d'entraver ses activités.

 

MODIFICATIONS APPORTÉES À CET AVIS DE PRATIQUES DE CONFIDENTIALITÉ

Nous nous réservons le droit de modifier nos pratiques en matière de protection de la vie privée et les termes du présent avis de pratiques en matière de protection de la vie privée à tout moment dans le futur. Jusqu'à ce qu'une telle modification soit apportée, nous sommes tenus par la loi de nous conformer au présent avis. Après une modification, l'avis révisé de protection de la vie privée s'appliquera à toutes les informations de santé protégées que nous conservons, quelle que soit la date à laquelle elles ont été créées ou reçues. Nous afficherons une copie de l'avis actuel dans notre zone de réception, et une copie sera disponible à chaque rendez-vous. Nous publierons également l'avis actuel sur notre site web à l'adresse https://www.cerboclinic.com/forms/privacy-practices/.

 

PLAINTES

Les plaintes concernant cet avis de pratiques de confidentialité ou la manière dont ce cabinet médical traite vos informations de santé doivent être adressées par écrit à :

Responsable de la protection de la vie privée de la clinique Cerbo

555, rue Bryant, bureau 909

Palo Alto CA 94301

 

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont ce bureau traite une plainte, vous pouvez déposer une plainte officielle à :

 

Département américain de la Santé et des Services sociaux

Région IX, Bureau des droits civils
90 7th Street, Suite 4-100
San Francisco, Californie 94103
(415) 437-8310; (415) 437-8311 (ATS)
(415) 437-8329 (télécopieur)
OCRMail@hhs.gov

Pour plus d'informations sur l'HIPAA et vos droits en matière de protection de la vie privée, vous pouvez consulter le site suivant Site Web du ministère américain de la Santé et des Services sociauxVous ne serez en aucun cas pénalisé pour avoir déposé une plainte.