ZUSTIMMUNG ZUR VERWENDUNG VON E-MAIL, WEBFORMULAREN, SMS/TEXTNACHRICHTEN UND KOMMUNIKATIONS-APPS DRITTER

I. RISIKEN BEI DER VERWENDUNG WEBBASIERTER KOMMUNIKATION (E-MAIL, WEBFORMULARE, TEXT- UND SMS-NACHRICHTEN SOWIE KOMMUNIKATIONS-APPS DRITTER)


Cerbo Clinic bietet Patienten und ihren Erziehungsberechtigten über ihren Anbieter für elektronische Patientenakten (EMR), Practice Fusion, die Möglichkeit, direkt per E-Mail oder SMS zu kommunizieren. Der sichere Patientenzugang erfolgt über das Patientenportal „PatientFusion“ von Practice Fusion.

Cerbo Clinic verwendet auch sichere webbasierte Kommunikation, einschließlich Webformularen und verschlüsselten Messaging-Apps von Drittanbietern (z. B. WhatsApp).

Jedes dieser Kommunikationstools kann die Kommunikation verbessern und es ist äußerst nützlich, die Kommunikation zwischen Ärzten und Patienten zu verbessern und so die Patientenversorgung zu erleichtern.

Die Nutzung dieser webbasierten elektronischen Kommunikationsmittel unterscheidet sich jedoch von der herkömmlichen telefonischen Nachrichtenübermittlung. Wir empfehlen Ihnen, sich über die Themen rund um die elektronische webbasierte Kommunikation und die unten beschriebenen Risiken und Vorbehalte zu informieren. Bitte nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Optionen und Risiken zu verstehen, bevor Sie webbasierte Tools für die Kommunikation mit der Cerbo-Klinik nutzen.

Cerbo Clinic bietet webbasierte Tools zur Terminplanung und Bezahlung an. Diese Tools sind nicht für die Übermittlung medizinischer Informationen oder die Erörterung medizinischer Zustände vorgesehen. Einzelheiten Ihrer medizinischen Versorgung sollten Sie ausschließlich mit Ihrem Arzt besprechen, entweder telefonisch oder persönlich.

E-Mail, Textnachrichten, Webseitenformulare und Kommunikations-Apps von Drittanbietern bergen eine Reihe möglicher Risiken, über die sich Patienten und deren Erziehungsberechtigte bewusst sein sollten, bevor sie mit der Cerbo-Klinik über eines dieser Instrumente kommunizieren.

Wenn der Patient oder der Erziehungsberechtigte Bedenken hat, dass die Informationen von anderen Personen eingesehen werden könnten, oder wenn die Frage bzw. das Problem dringend ist, sollten andere Kommunikationsformen, beispielsweise die telefonische Kommunikation, genutzt werden.

Zu den möglichen Risiken bei der Verwendung webbasierter Kommunikationsmittel wie E-Mail, Webformularen, Textnachrichten oder Apps von Drittanbietern gehören unter anderem die folgenden:

a. E-Mail-Informationen oder Textnachrichten können an andere Personen weitergeleitet, auf einem Computer gespeichert oder zur Aufbewahrung auf Papier ausgedruckt werden.

b. E-Mails oder Textnachrichten können an viele Empfänger gesendet und von ihnen empfangen werden. Einige oder alle Empfänger erhalten die E-Mail möglicherweise versehentlich.

c. Absender von E-Mails oder Textnachrichten können ihre Nachrichten leicht falsch adressieren.

d. Informationen aus E-Mails oder Textnachrichten lassen sich leichter ändern als handschriftliche oder unterschriebene Dokumente.

e. Informationen aus E-Mails oder Textnachrichten können auf Computern/elektronischen Geräten gespeichert bleiben, selbst wenn der Absender oder Empfänger glaubt, er hätte seine Kopie gelöscht.

f. Arbeitgeber und Online-Dienste haben das Recht, über ihre Systeme übermittelte E-Mails und Textnachrichten zu archivieren (speichern) und einzusehen. Einige, aber nicht alle Arbeitgeber speichern E-Mails und Textnachrichten auf unbestimmte Zeit.

g. E-Mails, Textnachrichten, Webformulareinträge und Einträge in Apps von Drittanbietern können gelegentlich ohne Autorisierung oder Erkennung abgefangen, geändert, weitergeleitet oder verwendet werden.

h. E-Mails, Textnachrichten und Webformulare können zum Einschleusen von Viren in Computersysteme verwendet werden.

i. E-Mails oder Textnachrichten können vor Gericht als Beweismittel verwendet werden.

j. Informationen, die über Webformulare oder Messaging-Apps von Drittanbietern gesendet werden, können von Drittanbietern abgefangen und gespeichert werden, die möglicherweise die gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz privater Gesundheitsinformationen (PHI) einhalten, wie sie beispielsweise durch Landes- und Bundesgesetze gewährt werden (z. B. Health Insurance Portability and Accountability Act von 1996 (HIPAA)).

II. Bedingungen für die Nutzung von E-Mail, Web-Formularen, Textnachrichten und Kommunikations-Apps von Drittanbietern

Die Gesundheitsdienstleister ergreifen angemessene Maßnahmen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit aller gesendeten und empfangenen Informationen zu schützen.

Aufgrund der oben beschriebenen Risiken können die Gesundheitsdienstleister jedoch die Sicherheit und Vertraulichkeit (Privatsphäre) von E-Mails, SMS-Nachrichten sowie von über Webformulare und die Verwendung webbasierter Tools Dritter wie WhatsApp ausgetauschten Informationen nicht garantieren.

Cerbo Clinic haftet nicht für die unsachgemäße Verwendung und/oder Offenlegung vertraulicher Informationen (einschließlich geschützter Gesundheitsinformationen (PHI), die dem Federal Health Insurance Portability and Accountability Act von 1996 (HIPAA) unterliegen).

Wenn der Patient/Erziehungsberechtigte sich dafür entscheidet, geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) mit der Cerbo Clinic über webbasierte Mittel (wie Textnachrichten/SMS, E-Mail, Webformulare, Apps von Drittanbietern wie z. B. WhatsApp) auszutauschen, muss der Patient oder Erziehungsberechtigte der Verwendung webbasierter Tools für Patienteninformationen zustimmen.

Die Zustimmung zur Verwendung von E-Mail, Textnachrichten, Webformularen und Kommunikationstools Dritter beinhaltet die Zustimmung zu den folgenden Bedingungen:

a. E-Mails, Textnachrichten oder andere elektronische Mitteilungen an oder von dem Patienten/Erziehungsberechtigten, die sich auf die Diagnose oder Behandlung beziehen, werden ausgedruckt und/oder in die Krankenakte des Patienten aufgenommen. Da sie dann Teil der Krankenakte sind, haben auch andere Personen, die berechtigt sind, die Krankenakte einzusehen, wie z. B. Mitarbeiter und Rechnungssteller, Zugriff auf diese E-Mails.

b. Die Gesundheitsdienstleister können E-Mails, Textnachrichten oder andere webbasierte Nachrichten intern an andere Mitarbeiter oder Vertreter der Gesundheitsdienstleister/ihrer Praxis weiterleiten, soweit dies für Diagnose, Behandlung, Kostenerstattung und andere Vorgänge erforderlich ist. Die Gesundheitsdienstleister werden jedoch keine E-Mails, Textnachrichten oder Webformulareinträge an unabhängige Dritte außerhalb der Cerbo Clinic weiterleiten, die nicht an der Behandlung des Patienten, der Kostenerstattung oder anderweitig an seiner Pflege beteiligt sind, ohne die vorherige schriftliche Zustimmung des Patienten oder Erziehungsberechtigten, es sei denn, dies ist gesetzlich zulässig oder vorgeschrieben. Die Gesundheitsdienstleister können möglicherweise E-Mails, Textnachrichten und andere webbasierte Nachrichten an andere Gesundheitsdienstleister weiterleiten, die an der Pflege des Patienten beteiligt sind.

c. Obwohl die Gesundheitsdienstleister versuchen, eine E-Mail oder Textnachricht oder einen Webformulareintrag oder eine WhatsApp-Nachricht des Patienten oder Erziehungsberechtigten schnell zu lesen und zu beantworten, können die Gesundheitsdienstleister nicht garantieren, dass eine bestimmte Nachricht oder E-Mail innerhalb eines bestimmten Zeitraums gelesen und beantwortet wird. Der übliche Zeitraum beträgt einen (1) Werktag, es kann jedoch bis zu einer Woche oder länger dauern, wenn die Person, an die die E-Mail oder Nachricht gesendet wird, abwesend ist oder wenn das E-Mail-System oder das Online-Kommunikationssystem nicht funktioniert. Daher sollten der Patient oder Erziehungsberechtigte E-Mail, Textnachrichten oder webbasierte Kommunikation nicht für medizinische Notfälle oder andere Angelegenheiten verwenden, die schnell behandelt werden müssen.

d. Textnachrichten werden von Gesundheitsdienstleistern verwendet, um an Termine zu erinnern oder allgemeinere Informationen zu teilen. Wenn ein Patient oder Erziehungsberechtigter Textnachrichten sendet, sollte keine Antwort des Gesundheitsdienstleisters erwartet werden.

e. Wenn die E-Mail des Patienten oder Erziehungsberechtigten eine Antwort des Gesundheitsdienstleisters erfordert oder einlädt und der Patient/Elternteil/Erziehungsberechtigte innerhalb eines angemessenen Zeitraums keine Antwort erhalten hat, liegt es in der Verantwortung des Patienten oder Erziehungsberechtigten, die Praxis anzurufen, um festzustellen, ob der beabsichtigte Empfänger die E-Mail erhalten hat und wann der Empfänger antworten wird. Alternativ kann der Patient oder Erziehungsberechtigte das Problem telefonisch besprechen.

f. Der Patient oder Erziehungsberechtigte sollte keine E-Mails, Textnachrichten, Webformulare oder WhatsApp verwenden, um Themen zu besprechen, die nach Ansicht des Patienten oder Erziehungsberechtigten vertraulich behandelt werden sollten, wie etwa sensible medizinische Informationen zu sexuell übertragbaren Krankheiten, AIDS/HIV, psychischer Gesundheit, Entwicklungsstörungen oder Drogenmissbrauch.

g. Gegebenenfalls kann dem Anbieter für die Zeit, die zum Beantworten von E-Mails und webbasierten Nachrichten erforderlich ist, eine Gebühr berechnet werden.

h. Der Patient oder Erziehungsberechtigte ist für den Schutz seines Passworts oder anderer Zugangsmöglichkeiten zu E-Mail, SMS oder WhatsApp verantwortlich. Der Gesundheitsdienstleister oder seine Praxis haftet nicht für Informationen, die aufgrund von Fehlern des Patienten oder Erziehungsberechtigten oder Dritter von anderen Personen gelesen werden.

i. Der Gesundheitsdienstleister oder seine Praxis dürfen keine E-Mails, Textnachrichten oder andere webbasierte Kommunikation nutzen, die rechtswidrig ist, wie z. B. die Ausübung der medizinischen Tätigkeit über Staatsgrenzen hinweg. Wenn der Gesundheitsdienstleister per E-Mail, Textnachricht oder anderer Online-Kommunikation feststellt, dass ein Praxis- oder Krankenhausbesuch erforderlich ist, um das Problem zu beheben, oder wenn der Patient oder Erziehungsberechtigte einen solchen Besuch wünscht, liegt es in der Verantwortung des Patienten oder Erziehungsberechtigten, den Termin an den physischen Standorten der Cerbo Clinic (Peninsula Office in Redwood City, CA oder South Bay Office in San Jose, CA) zu vereinbaren.

III. ANWEISUNGEN

Bei der Kommunikation per E-Mail, SMS, Webformular oder Kommunikations-Apps Dritter wird dem Patienten oder Erziehungsberechtigten Folgendes empfohlen:

a. Beschränken oder vermeiden Sie die Nutzung des Computers Ihres Arbeitgebers. Informationen werden häufig auf dem System des Arbeitgebers gespeichert und können von Personen innerhalb dieser Organisation gelesen werden.

b. Informieren Sie den Gesundheitsdienstleister/die Praxis über Änderungen bei E-Mail-, Mobiltelefonnummern oder SMS-Adressen.

c. Helfen Sie dem Gesundheitsdienstleister und der Praxis sicherzustellen, dass sie mit der richtigen Person kommunizieren, indem Sie den vollständigen Namen und das Geburtsdatum des Patienten in den Text der ersten E-Mail-Nachricht an den Dienstleister und/oder die Praxis schreiben und nicht in die Betreffzeile.

d. Damit die E-Mail an die richtige Person weitergeleitet werden kann, geben Sie in der Betreffzeile der E-Mail die Kategorie der Mitteilung an (z. B. „Ich habe eine Frage an meinen Neurochirurgen zu meiner bevorstehenden Operation“ oder „Ich muss meinen Termin verschieben“ oder „Ich habe eine Frage zu meiner letzten Rechnung“). Dies hilft uns, Ihre Anfragen schneller zu beantworten.

e. Überprüfen Sie die E-Mail oder Textnachricht, um sicherzustellen, dass sie klar ist und alle erforderlichen Informationen enthält, bevor Sie sie an den Gesundheitsdienstleister oder die Praxis senden. E-Mails von Gesundheitsdienstleistern werden verschlüsselt oder über das PatientFusion-Portal für einen sicheren Zugang gesendet.

f. Wenn Sie zum ersten Mal eine E-Mail erhalten, erhalten Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail von PatientFusion und müssen dort Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort einrichten. Dieser Benutzername und dieses Passwort werden für den Zugriff auf die erste und alle zukünftigen E-Mails benötigt.

g. Treffen Sie Vorkehrungen, um die Vertraulichkeit von E-Mails oder Textnachrichten zu wahren, z. B. durch die Verwendung von Bildschirmschonern und die Sicherung von Computerkennwörtern.

h. Der Widerruf der Einwilligung kann ausschließlich per E-Mail oder schriftlich gegenüber dem Leistungserbringer und/oder der Praxis erfolgen.

i. Bei Fragen zur Verwendung von E-Mail oder SMS wenden Sie sich bitte an den Gesundheitsdienstleister und/oder die Praxis unter der angegebenen Telefonnummer. Dies sollte erfolgen, bevor Sie eine E-Mail an den Gesundheitsdienstleister und/oder die Praxis senden.

IV. BESTÄTIGUNG UND ZUSTIMMUNG DES PATIENTEN – INFORMIERTE ZUSTIMMUNG

Ich bestätige, dass ich die Informationen, die mir die Cerbo Clinic bezüglich der Risiken der Verwendung webbasierter Tools, einschließlich E-Mail, Textnachrichten, Webformularen und Kommunikations-Apps von Drittanbietern, zur Verfügung gestellt hat, gelesen und vollständig verstanden habe.

Ich verstehe die Risiken, die mit der Kommunikation über webbasierte Tools wie E-Mail, Textnachrichten, Webformulare und Kommunikations-Apps von Drittanbietern zwischen dem Gesundheitsdienstleister bzw. der Praxis und mir verbunden sind, und stimme den in diesem Dokument beschriebenen Bedingungen zu.

Darüber hinaus stimme ich den oben genannten Anweisungen sowie allen anderen Anweisungen zu, die die Cerbo Clinic und die Ärzte der Cerbo Clinic bezüglich webbasierter Kommunikation, einschließlich E-Mail, Textnachrichten, webbasierter Formulare und Kommunikations-Apps von Drittanbietern, erteilen können. 

Meine Unterschrift auf der Zustimmungsseite der Patientenformulare bestätigt, dass ich die oben genannte Kommunikationsrichtlinie gelesen habe und ihr zustimme.