CONSENTEMENT À L'UTILISATION DES COURRIELS, DES FORMULAIRES WEB, DES SMS/MESSAGERIES TEXTE ET DES APPLICATIONS DE COMMUNICATION DE TIERS

I. RISQUES LIÉS À L'UTILISATION DES COMMUNICATIONS BASÉES SUR LE WEB (COURRIER ÉLECTRONIQUE, FORMULAIRES WEB, MESSAGES TEXTE ET SMS, ET APPLICATIONS DE COMMUNICATION DE TIERS)


La clinique Cerbo, par l'intermédiaire de son fournisseur de dossiers médicaux électroniques (DME), Practice Fusion, offre aux patients et à leurs tuteurs légaux la possibilité de communiquer directement par courrier électronique ou par SMS. L'accès sécurisé des patients est assuré via le portail patient de Practice Fusion, « PatientFusion ».

La Clinique Cerbo utilise également des communications Web sécurisées, notamment des formulaires Web et des applications de messagerie cryptées tierces (par exemple WhatsApp).

Chacun de ces outils de communication peut faciliter une meilleure communication et présente une grande utilité dans l’amélioration de la communication entre les médecins et les patients, pour faciliter la prestation des soins aux patients.

Cependant, l'utilisation de ces outils de communication électronique sur le Web est différente de la messagerie téléphonique traditionnelle. Nous vous encourageons à vous renseigner sur les problèmes liés à la communication électronique sur le Web ainsi que sur les risques et mises en garde décrits ci-dessous. Veuillez prendre le temps de comprendre vos options et vos risques avant d'utiliser des outils Web pour communiquer avec Cerbo Clinic.

La clinique Cerbo propose des outils en ligne pour faciliter la prise de rendez-vous et le paiement. Ces outils ne sont pas destinés à être utilisés pour transmettre des informations médicales ou pour discuter de problèmes de santé. Vous ne devez discuter des détails de vos soins médicaux qu'avec votre médecin, par téléphone ou en personne.

Le courrier électronique, la messagerie texte, les formulaires de pages Web et les applications de communication tierces comportent un certain nombre de risques possibles dont les patients et leurs tuteurs légaux doivent être conscients avant de communiquer avec Cerbo Clinic via l'un de ces outils.

Si le patient ou le tuteur légal craint que des informations soient vues par d’autres personnes, ou si la question ou le problème est urgent, d’autres formes de communication telles que la communication téléphonique doivent être utilisées.

Certains des risques possibles liés à l'utilisation de communications basées sur le Web, telles que le courrier électronique, les formulaires Web, la messagerie texte ou les applications tierces incluent, sans toutefois s'y limiter, les suivants :

a. Les informations par courrier électronique ou par SMS peuvent être envoyées à d’autres personnes, stockées sur un ordinateur ou imprimées sur papier pour être stockées.

b. Les courriers électroniques ou les messages texte peuvent être envoyés et reçus par de nombreux destinataires, certains ou tous d'entre eux pouvant recevoir le courrier électronique par accident.

c. Les expéditeurs de courriers électroniques ou de messages texte peuvent facilement adresser leur message de manière erronée.

d. Les informations envoyées par courrier électronique ou par SMS sont plus faciles à modifier que les documents manuscrits ou signés.

e. Les informations contenues dans les courriers électroniques ou les messages texte peuvent être conservées sur des ordinateurs ou des appareils électroniques même après que l'expéditeur ou le destinataire pense avoir supprimé sa copie.

f. Les employeurs et les services en ligne ont le droit d'archiver (stocker) et de consulter les courriels et les messages texte transmis via leurs systèmes. Certains employeurs, mais pas tous, stockent les courriels et les messages texte indéfiniment.

g. Les courriers électroniques, les messages texte, les entrées de formulaires Web et les entrées d'applications tierces peuvent occasionnellement être interceptés, modifiés, transmis ou utilisés sans autorisation ni détection.

h. Les courriers électroniques, les messages texte et les formulaires Web peuvent être utilisés pour introduire des virus dans les systèmes informatiques.

i. Les courriers électroniques ou les messages texte peuvent être utilisés comme preuves devant un tribunal.

j. Les informations envoyées via des formulaires Web ou des applications de messagerie tierces peuvent être interceptées et stockées par des fournisseurs tiers qui peuvent ou non souscrire aux mandats légaux de protection des informations médicales privées (PHI), tels que ceux accordés par la loi fédérale et étatique (par exemple, la loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie de 1996 (HIPAA).

II. CONDITIONS D'UTILISATION DU COURRIER ÉLECTRONIQUE, DES FORMULAIRES WEB, DE LA MESSAGERIE TEXTUELLE ET DES APPLICATIONS DE COMMUNICATION DE TIERS

Les prestataires de soins de santé utiliseront des moyens raisonnables pour protéger la sécurité et la confidentialité de toutes les informations envoyées et reçues.

Toutefois, en raison des risques décrits ci-dessus, les prestataires de soins de santé ne peuvent garantir la sécurité et la confidentialité (vie privée) des courriers électroniques, des communications par SMS et des informations échangées via des formulaires Web et l’utilisation d’outils Web tiers tels que WhatsApp.

Cerbo Clinic ne sera pas responsable de l'utilisation inappropriée et/ou de la divulgation d'informations confidentielles (y compris les informations de santé protégées (PHI) qui font l'objet de la loi fédérale sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie de 1996 (HIPAA)).

Ainsi, si le patient/tuteur légal choisit d'échanger des informations médicales protégées (PHI) avec Cerbo Clinic par le biais de moyens Web (tels que la messagerie texte/SMS, le courrier électronique, les formulaires Web, les applications tierces, par exemple WhatsApp), le patient ou le tuteur légal doit consentir à l'utilisation d'outils Web pour les informations sur les patients.

Le consentement à l'utilisation du courrier électronique, de la messagerie texte, des soumissions de formulaires Web et de l'utilisation d'outils de communication tiers comprend l'acceptation des conditions suivantes :

a. Les courriels, messages texte ou autres communications électroniques adressés au patient ou au tuteur légal concernant le diagnostic ou le traitement seront imprimés et/ou intégrés au dossier médical du patient. Étant donné qu'ils font alors partie du dossier médical, d'autres personnes autorisées à consulter le dossier médical, comme les membres du personnel et les agents de facturation, auront également accès à ces courriels.

b. Les prestataires de soins de santé peuvent transmettre des courriels, des messages texte ou d'autres communications Web en interne à d'autres membres du personnel ou agents des prestataires de soins de santé/de leur cabinet, si nécessaire pour le diagnostic, le traitement, le remboursement et d'autres opérations. Les prestataires de soins de santé ne transmettront cependant pas de courriels, de messages texte ou de formulaires Web à des tiers indépendants extérieurs à Cerbo Clinic qui ne sont pas impliqués dans le traitement du patient, son remboursement ou autrement impliqués dans ses soins, sans le consentement écrit préalable du patient ou de son tuteur légal, sauf si la loi l'autorise ou l'exige. Les prestataires de soins de santé peuvent éventuellement transmettre des courriels, des messages texte et d'autres communications Web à d'autres prestataires de soins de santé participant aux soins du patient.

c. Bien que les prestataires de soins de santé s'efforcent de lire et de répondre rapidement à un courriel, un message texte, une saisie de formulaire Web ou un message WhatsApp du patient ou du tuteur légal, ils ne peuvent garantir qu'un message ou un courriel particulier sera lu et auquel il sera répondu dans un délai donné. Le délai habituel est d'un (1) jour ouvrable, mais il peut prendre jusqu'à une semaine ou plus si la personne à qui le courriel ou le message est envoyé est absente, ou si le système de messagerie électronique ou le système de communication en ligne ne fonctionne pas. Ainsi, le patient ou le tuteur légal ne doit pas utiliser le courrier électronique, la messagerie texte ou les communications Web pour les urgences médicales ou d'autres questions qui doivent être traitées rapidement.

d. Les prestataires de soins de santé utilisent les SMS pour rappeler des rendez-vous ou pour partager des informations plus générales. Lorsque des SMS sont envoyés par un patient ou un tuteur légal, il ne faut pas s'attendre à une réponse de la part du prestataire de soins de santé.

e. Si le courriel du patient ou du tuteur légal requiert ou invite une réponse du prestataire de soins de santé et que le patient/parent/tuteur légal n'a pas reçu de réponse dans un délai raisonnable, il incombe au patient ou au tuteur légal d'appeler le cabinet afin de déterminer si le destinataire prévu a reçu le courriel et quand il répondra. Le patient ou le tuteur légal peut également discuter du problème par téléphone.

f. Le patient ou le tuteur légal ne doit pas utiliser de courrier électronique, de messages texte, de formulaires Web ou de WhatsApp pour discuter de sujets qu’il estime devoir rester confidentiels, tels que des informations médicales sensibles concernant les maladies sexuellement transmissibles, le SIDA/VIH, la santé mentale, les troubles du développement ou la toxicomanie.

g. Le cas échéant, des frais peuvent être facturés au prestataire pour le temps nécessaire pour répondre aux courriers électroniques et aux messages Web.

h. Le patient ou son tuteur légal est responsable de la protection de son mot de passe ou de tout autre moyen d'accès au courrier électronique, à la messagerie texte ou à WhatsApp. Le prestataire de soins de santé ou son cabinet ne sont pas responsables des informations lues par d'autres personnes à la suite d'erreurs causées par le patient ou son tuteur légal ou par un tiers.

i. Le prestataire de soins de santé ou son cabinet ne peut pas s'engager dans des communications par courrier électronique, par SMS ou par tout autre moyen de communication sur Internet qui sont illégales, comme l'exercice de la médecine au-delà des frontières de l'État. Si, par courrier électronique, par SMS ou par tout autre moyen de communication en ligne, le prestataire de soins de santé détermine qu'une visite au cabinet ou à l'hôpital est nécessaire pour résoudre le problème, ou si le patient ou le tuteur légal souhaite effectuer une telle visite, il incombe au patient ou au tuteur légal de prendre rendez-vous dans les locaux physiques de Cerbo Clinic (Peninsula Office à Redwood City, CA ou South Bay Office à San Jose, CA).

III. INSTRUCTIONS

Pour communiquer par courrier électronique ou par SMS, ou via un formulaire Web ou des applications de communication tierces, il est conseillé au patient ou au tuteur légal de :

a. Limiter ou éviter l'utilisation de l'ordinateur de son employeur. Les informations sont souvent stockées sur le système de l'employeur et peuvent être lues par des personnes au sein de cette organisation.

b. Informez le prestataire de soins de santé ou le cabinet de tout changement d’adresse électronique, de numéro de téléphone portable ou d’adresse de messagerie texte.

c. Aidez le prestataire de soins de santé et le cabinet à s'assurer qu'ils communiquent à propos de la bonne personne, en indiquant le nom complet et la date de naissance du patient dans le corps du premier message électronique adressé au prestataire et/ou au cabinet et non dans la ligne d'objet.

d. Pour que le courriel soit transmis à la bonne personne, indiquez la catégorie de la communication dans l'objet du courriel (par exemple, « J'ai une question à poser à mon neurochirurgien au sujet de ma prochaine intervention chirurgicale », « Je dois reporter mon rendez-vous » ou « J'ai une question au sujet de ma récente facture »). Cela nous aide à répondre plus rapidement à vos questions.

e. Vérifiez le courriel ou le message texte pour vous assurer qu'il est clair et que toutes les informations nécessaires sont fournies avant de l'envoyer au prestataire de soins de santé ou au cabinet. Les courriels des prestataires de soins de santé seront cryptés ou envoyés via le portail PatientFusion pour un accès sécurisé.

f. La première fois que vous recevrez un e-mail, vous recevrez un e-mail de notification de PatientFusion et vous devrez configurer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe avec eux. Ce nom d'utilisateur et ce mot de passe seront nécessaires pour accéder au premier e-mail et à tous les e-mails suivants.

g. Prenez des précautions pour préserver la confidentialité des courriels ou des messages texte, par exemple en utilisant des économiseurs d’écran et en protégeant les mots de passe de votre ordinateur.

h. Retirer le consentement uniquement par courrier électronique ou par communication écrite au prestataire de soins de santé et/ou au cabinet.

i. Contactez le prestataire de soins de santé et/ou le cabinet au numéro de téléphone fourni pour toute question concernant l'utilisation du courrier électronique ou de la messagerie texte. Cela doit être fait avant d'envoyer un courrier électronique au prestataire de soins de santé et/ou au cabinet.

IV. RECONNAISSANCE ET ACCORD DU PATIENT - CONSENTEMENT ÉCLAIRÉ

Je reconnais avoir lu et compris parfaitement les informations que Cerbo Clinic m'a fournies concernant les risques liés à l'utilisation d'outils Web, notamment le courrier électronique, la messagerie texte, les formulaires Web et les applications de communication tierces.

Je comprends les risques associés à la communication d'outils Web, notamment le courrier électronique, la messagerie texte, les formulaires Web et les applications de communication tierces entre le prestataire de soins de santé, le cabinet et moi-même, et je consens aux conditions décrites dans ce document.

De plus, j'accepte les instructions ci-dessus, ainsi que toutes les autres instructions que Cerbo Clinic et les médecins de Cerbo Clinic peuvent imposer concernant les communications Web, y compris les courriers électroniques, les SMS, les formulaires Web et les applications de communication tierces. 

Ma signature sur la page de consentement des formulaires du patient confirme que j'ai lu et que j'accepte la politique de communication ci-dessus.