CONSENTIMIENTO PARA UTILIZAR CORREO ELECTRÓNICO, FORMAS WEB, MENSAJERÍAS SMS/ DE TEXTO Y APLICACIONES DE COMUNICACIÓN DE TERCEROS

I. RIESGOS DEL USO DE LA COMUNICACIÓN BASADA EN LA WEB (CORREO ELECTRÓNICO, FORMULARIOS WEB, MENSAJES DE TEXTO Y SMS, Y APLICACIONES DE COMUNICACIÓN DE TERCEROS)


Cerbo Clinic, a través de su proveedor de registros médicos electrónicos (EMR), Practice Fusion, ofrece a los pacientes y a sus tutores legales la oportunidad de comunicarse directamente mediante correo electrónico o mensajes de texto. El acceso seguro para pacientes se proporciona a través del portal para pacientes de Practice Fusion, “PatientFusion”.

Cerbo Clinic también utiliza comunicaciones seguras basadas en web, incluidos formularios web y aplicaciones de mensajería cifrada de terceros (por ejemplo, WhatsApp).

Cada una de estas herramientas de comunicación puede facilitar una mejor comunicación y es de gran utilidad mejorar la comunicación entre médicos y pacientes, para facilitar la prestación de atención al paciente.

Sin embargo, el uso de estas herramientas de comunicación electrónica basadas en la web es diferente al de la mensajería telefónica tradicional. Le recomendamos que lea sobre los problemas relacionados con la comunicación electrónica basada en la web y los riesgos y advertencias que se describen a continuación. Tómese el tiempo necesario para comprender sus opciones y riesgos antes de utilizar herramientas basadas en la web para comunicarse con Cerbo Clinic.

Cerbo Clinic ofrece herramientas basadas en la web para facilitar la programación de citas y los pagos. Estas herramientas no están destinadas a transmitir información médica ni a hablar sobre afecciones médicas. Solo debe hablar sobre los detalles de su atención médica con su médico, ya sea por teléfono o en persona.

El correo electrónico, los mensajes de texto, los formularios de páginas web y las aplicaciones de comunicación de terceros tienen una serie de posibles riesgos que los pacientes y sus tutores legales deben conocer antes de comunicarse con Cerbo Clinic a través de cualquiera de estas herramientas.

Si el paciente o el tutor legal está preocupado por que otras personas puedan ver alguna información, o si la pregunta o el problema son urgentes, se deben utilizar otras formas de comunicación, como la comunicación telefónica.

Algunos de los posibles riesgos de utilizar comunicaciones basadas en la web, como correo electrónico, formularios web, mensajes de texto o aplicaciones de terceros incluyen, entre otros, los siguientes:

a. La información por correo electrónico o los mensajes de texto se pueden enviar a otras personas, almacenar en una computadora o imprimir en papel para su almacenamiento.

b. Los mensajes de texto o correos electrónicos pueden ser enviados y recibidos por muchos destinatarios, algunos de los cuales o todos ellos pueden recibir el correo electrónico accidentalmente.

c. Los remitentes de mensajes de texto o de correo electrónico pueden fácilmente escribir la dirección incorrecta en sus mensajes.

d. La información enviada por correo electrónico o mensaje de texto es más fácil de cambiar que la de los documentos escritos a mano o firmados.

e. La información de correos electrónicos o mensajes de texto puede conservarse en computadoras o dispositivos electrónicos incluso después de que el remitente o el destinatario crean que han eliminado su copia.

f. Los empleadores y los servicios en línea tienen derecho a archivar (almacenar) y consultar los correos electrónicos y los mensajes de texto transmitidos a través de sus sistemas. Algunos empleadores, pero no todos, almacenan los correos electrónicos y los mensajes de texto de forma indefinida.

g. Los correos electrónicos, mensajes de texto, entradas de formularios web y entradas de aplicaciones de terceros pueden ocasionalmente ser interceptados, modificados, reenviados o utilizados sin autorización o detección.

h. Los correos electrónicos, mensajes de texto y formularios web pueden utilizarse para introducir virus en los sistemas informáticos.

i. El correo electrónico o los mensajes de texto pueden utilizarse como prueba ante el tribunal.

j. La información enviada a través de formularios web o aplicaciones de mensajería de terceros puede ser interceptada y almacenada por proveedores externos que pueden o no suscribirse a los mandatos legales para la protección de la información médica privada (PHI), como los otorgados a través de la ley estatal y federal (por ejemplo, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA).

II. CONDICIONES DE USO DEL CORREO ELECTRÓNICO, FORMULARIOS WEB, MENSAJES DE TEXTO Y APLICACIONES DE COMUNICACIÓN DE TERCEROS

Los proveedores de atención médica utilizarán medios razonables para proteger la seguridad y confidencialidad de toda la información enviada y recibida.

Sin embargo, debido a los riesgos descritos anteriormente, los proveedores de atención médica no pueden garantizar la seguridad y confidencialidad (privacidad) de los correos electrónicos, las comunicaciones por mensajes de texto y la información intercambiada a través de formularios web y el uso de herramientas web de terceros como WhatsApp.

Cerbo Clinic no será responsable por el uso indebido y/o divulgación de información confidencial (incluida la Información de Salud Protegida (PHI) que es objeto de la Ley Federal de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA)).

Por lo tanto, si el paciente/tutor legal elige intercambiar información médica protegida (PHI) con Cerbo Clinic a través de medios web (como mensajes de texto/SMS, correo electrónico, formularios web, aplicaciones de terceros, por ejemplo, WhatsApp), el paciente o tutor legal debe dar su consentimiento para el uso de herramientas web para la información del paciente.

El consentimiento para el uso de correo electrónico, mensajes de texto, envíos de formularios web y uso de herramientas de comunicación de terceros incluye la aceptación de las siguientes condiciones:

a. Los correos electrónicos, mensajes de texto u otras comunicaciones electrónicas enviadas al paciente o al tutor legal con respecto al diagnóstico o tratamiento se imprimirán o formarán parte del historial médico del paciente. Debido a que forman parte del historial médico, otras personas autorizadas a ver el historial médico, como el personal y los miembros del personal de facturación, también tendrán acceso a esos correos electrónicos.

b. Los proveedores de atención médica pueden reenviar correos electrónicos, mensajes de texto u otras comunicaciones basadas en la web internamente a otros miembros del personal o agentes de los proveedores de atención médica/su consultorio según sea necesario para el diagnóstico, tratamiento, reembolso y otras operaciones. Sin embargo, los proveedores de atención médica no reenviarán correos electrónicos o mensajes de texto o entradas de formularios web a terceros independientes fuera de Cerbo Clinic que no estén involucrados con el tratamiento del paciente, el reembolso o de otra manera involucrados en su atención, sin el consentimiento previo por escrito del paciente o su tutor legal, excepto según lo autorice o requiera la ley. Los proveedores de atención médica posiblemente puedan reenviar correos electrónicos, mensajes de texto y otras comunicaciones basadas en la web a otros proveedores de atención médica que participen en la atención del paciente.

c. Aunque los proveedores de atención médica intentarán leer y responder rápidamente a un correo electrónico, mensaje de texto, formulario web o mensaje de WhatsApp del paciente o tutor legal, no pueden garantizar que se lea y responda a un mensaje o correo electrónico en particular dentro de un período de tiempo determinado. El período de tiempo habitual es de un (1) día hábil, pero puede demorar hasta una semana o más si la persona a la que se envía el correo electrónico o mensaje está ausente o si el sistema de correo electrónico o el sistema de comunicación en línea no funciona. Por lo tanto, el paciente o tutor legal no debe usar el correo electrónico, los mensajes de texto ni las comunicaciones basadas en la web para emergencias médicas u otros asuntos que deban manejarse rápidamente.

d. Los proveedores de atención médica utilizan los mensajes de texto para recordar citas o compartir información más genérica. Cuando un paciente o un tutor legal envía mensajes de texto, no se debe esperar una respuesta del proveedor de atención médica.

e. Si el correo electrónico del paciente o tutor legal requiere o invita a una respuesta del proveedor de atención médica, y el paciente/padre/tutor legal no ha recibido una respuesta dentro de un período de tiempo razonable, es responsabilidad del paciente o tutor legal llamar al consultorio para determinar si el destinatario recibió el correo electrónico y cuándo responderá. Como alternativa, el paciente o tutor legal puede hablar sobre el tema por teléfono.

f. El paciente o tutor legal no debe utilizar correos electrónicos, mensajes de texto, formularios web o WhatsApp para tratar temas que el paciente o tutor legal considere que deben mantenerse confidenciales, como información médica sensible sobre enfermedades de transmisión sexual, SIDA/VIH, salud mental, discapacidad del desarrollo o abuso de sustancias.

g. Cuando corresponda, podrá aplicarse un cargo al proveedor por el tiempo necesario para responder a los correos electrónicos y mensajes basados ​​en la web.

h. El paciente o tutor legal es responsable de proteger su contraseña u otros medios de acceso a correo electrónico o mensajería de texto o WhatsApp. El proveedor de atención médica o su consultorio no son responsables de la información que sea leída por otras personas a través de errores causados ​​por el paciente o tutor legal o cualquier Tercero.

i. El proveedor de atención médica o su consultorio no pueden utilizar correos electrónicos, mensajes de texto u otras comunicaciones basadas en la web que sean ilegales, como por ejemplo, ejercer la medicina en otros estados. Si, a través de correos electrónicos, mensajes de texto u otras comunicaciones en línea, el proveedor de atención médica determina que es necesaria una visita al consultorio o al hospital para abordar el problema, o si el paciente o el tutor legal desea realizar dicha visita, es responsabilidad del paciente o del tutor legal programar la cita en las ubicaciones físicas de Cerbo Clinic (Peninsula Office en Redwood City, CA u South Bay Office en San Jose, CA).

III. INSTRUCCIONES

Para comunicarse por correo electrónico, mensaje de texto, formulario web o aplicaciones de comunicación de terceros, se recomienda al paciente o tutor legal que:

a. Limitar o evitar el uso de la computadora de su empleador. La información a menudo se almacena en el sistema del empleador y puede ser leída por personas dentro de esa organización.

b. Informar al proveedor/consultorio de atención médica sobre cambios en el correo electrónico, números de teléfono móvil o direcciones de mensajes de texto.

c. Ayudar al proveedor de atención médica y al consultorio a garantizar que se están comunicando con la persona correcta, colocando el nombre completo del paciente y la fecha de nacimiento en el cuerpo del primer mensaje de correo electrónico al proveedor y/o consultorio y no en la línea de asunto.

d. Para que el correo electrónico se reenvíe a la persona adecuada, incluya la categoría de la comunicación en la línea de asunto del correo electrónico (por ejemplo, “Tengo una pregunta para mi neurocirujano sobre mi próxima cirugía” o “Necesito reprogramar mi cita” o “Tengo una pregunta sobre mi factura reciente”). Esto nos ayuda a responder a sus consultas más rápidamente.

e. Revise el correo electrónico o el mensaje de texto para asegurarse de que esté claro y de que se proporcione toda la información necesaria antes de enviarlo al proveedor o consultorio de atención médica. Los correos electrónicos de los proveedores de atención médica se cifrarán o se enviarán a través del portal PatientFusion para un acceso seguro.

f. La primera vez que reciba un correo electrónico, recibirá un aviso de PatientFusion y deberá configurar su nombre de usuario y contraseña con ellos. Este nombre de usuario y contraseña serán necesarios para acceder al primer correo electrónico y a todos los correos electrónicos futuros.

g. Tome precauciones para preservar la confidencialidad de los correos electrónicos o mensajes de texto, como usar protectores de pantalla y proteger las contraseñas de las computadoras.

h. Retirar el consentimiento únicamente mediante correo electrónico o comunicación escrita al proveedor de atención médica y/o al consultorio.

i. Comuníquese con el proveedor de atención médica o el consultorio al número de teléfono que le hayan proporcionado si tiene alguna pregunta sobre el uso del correo electrónico o los mensajes de texto. Esto debe hacerse antes de enviar un correo electrónico al proveedor de atención médica o al consultorio.

IV. RECONOCIMIENTO Y ACUERDO DEL PACIENTE - CONSENTIMIENTO INFORMADO

Reconozco que he leído y comprendo completamente la información que Cerbo Clinic me ha proporcionado sobre los riesgos de utilizar herramientas basadas en la web, incluido el correo electrónico, los mensajes de texto, los formularios web y las aplicaciones de comunicación de terceros.

Entiendo los riesgos asociados con la comunicación de herramientas basadas en la web, incluido el correo electrónico, mensajes de texto, formularios web y aplicaciones de comunicación de terceros entre el proveedor de atención médica, el consultorio y yo, y acepto las condiciones descritas en este documento.

Además, acepto las instrucciones anteriores, así como cualquier otra instrucción que Cerbo Clinic y los médicos de Cerbo Clinic puedan imponer con respecto a las comunicaciones basadas en la web, incluido el correo electrónico, los mensajes de texto, los formularios basados ​​en la web y las aplicaciones de comunicación de terceros. 

Mi firma en la página de consentimiento de formularios del paciente confirma que he leído y estoy de acuerdo con la Política de comunicación anterior.