SỰ ĐỒNG Ý SỬ DỤNG EMAIL, WEBFORM, TIN NHẮN SMS/VĂN BẢN VÀ ỨNG DỤNG LIÊN LẠC CỦA BÊN THỨ BA

I. RỦI RO KHI SỬ DỤNG GIAO TIẾP TRÊN WEB (E-MAIL, WEB FORM, TIN NHẮN VĂN BẢN VÀ SMS, VÀ ỨNG DỤNG GIAO TIẾP CỦA BÊN THỨ BA)


Cerbo Clinic, thông qua nhà cung cấp hồ sơ bệnh án điện tử (EMR) của họ, Practice Fusion, cung cấp cho bệnh nhân và người giám hộ hợp pháp của họ cơ hội giao tiếp trực tiếp bằng email hoặc tin nhắn văn bản. Quyền truy cập an toàn cho bệnh nhân được cung cấp thông qua cổng thông tin bệnh nhân của Practice Fusion “PatientFusion”.

Cerbo Clinic cũng sử dụng các phương thức liên lạc an toàn trên web bao gồm biểu mẫu web và ứng dụng nhắn tin được mã hóa của bên thứ ba (ví dụ: WhatsApp).

Mỗi công cụ truyền thông này có thể tạo điều kiện giao tiếp tốt hơn và rất hữu ích trong việc cải thiện giao tiếp giữa bác sĩ và bệnh nhân, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc chăm sóc bệnh nhân.

Tuy nhiên, việc sử dụng các công cụ giao tiếp điện tử dựa trên web này khác với nhắn tin qua điện thoại truyền thống. Chúng tôi khuyến khích bạn đọc về các vấn đề xung quanh giao tiếp điện tử dựa trên web và các rủi ro và cảnh báo được mô tả bên dưới. Vui lòng dành thời gian để hiểu các lựa chọn và rủi ro của bạn trước khi sử dụng các công cụ dựa trên web để giao tiếp với Cerbo Clinic.

Cerbo Clinic cung cấp các công cụ dựa trên web để tạo điều kiện thuận lợi cho việc lên lịch hẹn và thanh toán. Các công cụ này không nhằm mục đích truyền đạt thông tin y tế hoặc thảo luận về tình trạng bệnh lý. Bạn chỉ nên thảo luận chi tiết về việc chăm sóc y tế của mình với bác sĩ, qua điện thoại hoặc trực tiếp.

Email, tin nhắn văn bản, biểu mẫu trang web và ứng dụng giao tiếp của bên thứ ba có một số rủi ro tiềm ẩn mà bệnh nhân và người giám hộ hợp pháp của họ cần phải biết trước khi giao tiếp với Cerbo Clinic thông qua bất kỳ công cụ nào trong số này.

Nếu bệnh nhân hoặc người giám hộ hợp pháp lo lắng về việc thông tin bị người khác nhìn thấy, hoặc nếu câu hỏi hoặc vấn đề mang tính cấp bách, thì nên sử dụng các hình thức liên lạc khác như liên lạc qua điện thoại.

Một số rủi ro có thể xảy ra khi sử dụng các phương tiện truyền thông trên nền tảng web, chẳng hạn như email, biểu mẫu web, tin nhắn văn bản hoặc ứng dụng của bên thứ ba bao gồm nhưng không giới hạn ở những điều sau:

a. Thông tin email hoặc tin nhắn văn bản có thể được gửi cho người khác, lưu trữ trên máy tính hoặc in ra giấy để lưu trữ.

b. Email hoặc tin nhắn văn bản có thể được gửi và nhận bởi nhiều người nhận, một số hoặc tất cả trong số họ có thể vô tình nhận được email.

c. Người gửi email hoặc tin nhắn văn bản có thể dễ dàng ghi sai địa chỉ tin nhắn.

d. Thông tin qua email hoặc tin nhắn văn bản dễ thay đổi hơn so với tài liệu viết tay hoặc đã ký.

e. Thông tin email hoặc tin nhắn văn bản có thể được lưu trên máy tính/thiết bị điện tử ngay cả khi người gửi hoặc người nhận tin rằng họ đã xóa bản sao của mình.

f. Người sử dụng lao động và các dịch vụ trực tuyến có quyền lưu trữ (lưu trữ) và xem các email và tin nhắn văn bản được truyền qua hệ thống của họ. Một số, nhưng không phải tất cả, người sử dụng lao động lưu trữ email và tin nhắn văn bản vô thời hạn.

g. Email, tin nhắn văn bản, mục nhập biểu mẫu web và mục nhập ứng dụng của bên thứ ba đôi khi có thể bị chặn, thay đổi, chuyển tiếp hoặc sử dụng mà không được phép hoặc phát hiện.

h. Email, tin nhắn văn bản và biểu mẫu web có thể được sử dụng để đưa vi-rút vào hệ thống máy tính.

i. Email hoặc tin nhắn văn bản có thể được sử dụng làm bằng chứng trước tòa.

j. Thông tin được gửi qua biểu mẫu web hoặc ứng dụng nhắn tin của bên thứ ba có thể bị chặn và lưu trữ bởi các nhà cung cấp bên thứ ba, những bên này có thể hoặc không tuân thủ các yêu cầu pháp lý về bảo vệ Thông tin Y tế Riêng tư (PHI), chẳng hạn như những yêu cầu được cấp theo luật Tiểu bang và Liên bang (ví dụ: Đạo luật Khả năng Chuyển đổi và Trách nhiệm Giải trình Bảo hiểm Y tế năm 1996 (HIPAA).

II. ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG E-MAIL, WEB FORM, TIN NHẮN VĂN BẢN VÀ ỨNG DỤNG LIÊN LẠC CỦA BÊN THỨ BA

Các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe sẽ sử dụng các biện pháp hợp lý để bảo vệ tính an toàn và bảo mật của mọi thông tin được gửi và nhận.

Tuy nhiên, do những rủi ro nêu trên, các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe không thể đảm bảo tính bảo mật và bí mật (riêng tư) của email, tin nhắn văn bản và thông tin trao đổi qua biểu mẫu web và việc sử dụng các công cụ dựa trên web của bên thứ ba như WhatsApp.

Phòng khám Cerbo sẽ không chịu trách nhiệm về việc sử dụng không đúng cách và/hoặc tiết lộ thông tin bí mật (bao gồm Thông tin y tế được bảo vệ (PHI) là đối tượng của Đạo luật khả năng chuyển đổi và trách nhiệm giải trình bảo hiểm y tế liên bang năm 1996 (HIPAA)).

Do đó, nếu bệnh nhân/người giám hộ hợp pháp chọn trao đổi Thông tin sức khỏe được bảo vệ (PHI) với Cerbo Clinic thông qua các phương tiện dựa trên web (như tin nhắn văn bản/SMS, E-mail, Biểu mẫu web, Ứng dụng của bên thứ ba như WhatsApp), bệnh nhân hoặc người giám hộ hợp pháp phải đồng ý sử dụng các công cụ dựa trên web để lưu trữ thông tin bệnh nhân.

Sự đồng ý sử dụng email, tin nhắn văn bản, biểu mẫu web và sử dụng các công cụ truyền thông của Bên thứ ba bao gồm việc đồng ý với các điều kiện sau:

a. Email, tin nhắn văn bản hoặc các phương tiện truyền thông điện tử khác đến hoặc từ bệnh nhân/người giám hộ hợp pháp liên quan đến chẩn đoán hoặc điều trị sẽ được in ra và/hoặc trở thành một phần của hồ sơ bệnh án của bệnh nhân. Vì sau đó chúng trở thành một phần của hồ sơ bệnh án, những cá nhân khác được phép xem hồ sơ bệnh án, chẳng hạn như nhân viên và thành viên lực lượng thanh toán, cũng sẽ có quyền truy cập vào các email đó.

b. Các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe có thể chuyển tiếp email, tin nhắn văn bản hoặc các phương tiện truyền thông khác trên web nội bộ cho các nhân viên hoặc đại lý khác của các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe/phòng khám của họ khi cần thiết cho việc chẩn đoán, điều trị, hoàn trả và các hoạt động khác. Tuy nhiên, các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe sẽ không chuyển tiếp email hoặc tin nhắn văn bản hoặc các mục nhập biểu mẫu web cho các Bên thứ ba độc lập bên ngoài Cerbo Clinic không liên quan đến việc điều trị, hoàn trả của bệnh nhân hoặc liên quan đến việc chăm sóc của họ, mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của bệnh nhân hoặc người giám hộ hợp pháp, trừ khi được pháp luật cho phép hoặc yêu cầu. Các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe có thể chuyển tiếp email, tin nhắn văn bản và các phương tiện truyền thông khác trên web cho các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe khác tham gia vào việc chăm sóc bệnh nhân.

c. Mặc dù các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe sẽ cố gắng đọc và phản hồi nhanh chóng email hoặc tin nhắn văn bản hoặc mục nhập biểu mẫu web hoặc tin nhắn WhatsApp từ bệnh nhân hoặc người giám hộ hợp pháp, các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe không thể đảm bảo rằng bất kỳ tin nhắn hoặc email cụ thể nào sẽ được đọc và phản hồi trong bất kỳ khoảng thời gian cụ thể nào. Khoảng thời gian thông thường là một (1) ngày làm việc, nhưng có thể mất đến một tuần hoặc lâu hơn nếu người nhận email hoặc tin nhắn đi vắng hoặc nếu hệ thống email hoặc hệ thống liên lạc trực tuyến không hoạt động. Do đó, bệnh nhân hoặc người giám hộ hợp pháp không nên sử dụng email, tin nhắn văn bản hoặc liên lạc qua web cho các trường hợp cấp cứu y tế hoặc các vấn đề khác cần xử lý nhanh chóng.

d. Tin nhắn văn bản được các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe sử dụng để nhắc nhở lịch hẹn hoặc chia sẻ thông tin chung chung hơn. Khi tin nhắn văn bản được bệnh nhân hoặc người giám hộ hợp pháp gửi đi, không nên mong đợi nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe phản hồi.

e. Nếu email của bệnh nhân hoặc người giám hộ hợp pháp yêu cầu hoặc mời phản hồi từ nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe và bệnh nhân/cha mẹ/người giám hộ hợp pháp không nhận được phản hồi trong thời gian hợp lý, bệnh nhân hoặc người giám hộ hợp pháp có trách nhiệm gọi điện đến phòng khám để xác định xem người nhận dự định có nhận được email hay không và khi nào người nhận sẽ phản hồi. Một cách khác, bệnh nhân hoặc người giám hộ hợp pháp có thể thảo luận vấn đề qua điện thoại.

f. Bệnh nhân hoặc người giám hộ hợp pháp không được sử dụng email, tin nhắn văn bản hoặc biểu mẫu web hoặc WhatsApp để thảo luận về bất kỳ chủ đề nào mà bệnh nhân hoặc người giám hộ hợp pháp cảm thấy cần được giữ bí mật, chẳng hạn như thông tin y tế nhạy cảm liên quan đến bệnh lây truyền qua đường tình dục, AIDS/HIV, sức khỏe tâm thần, khuyết tật phát triển hoặc lạm dụng chất gây nghiện.

g. Trong trường hợp áp dụng, nhà cung cấp có thể tính phí cho thời gian cần thiết để trả lời email và tin nhắn trên web.

h. Bệnh nhân hoặc người giám hộ hợp pháp có trách nhiệm bảo vệ mật khẩu của mình hoặc các phương tiện truy cập khác vào email hoặc tin nhắn văn bản hoặc WhatApp. Nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe hoặc phòng khám của họ không chịu trách nhiệm về thông tin mà người khác đọc được do lỗi do bệnh nhân hoặc người giám hộ hợp pháp hoặc bất kỳ Bên thứ ba nào gây ra.

i. Nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe hoặc phòng khám của họ không được tham gia vào email hoặc tin nhắn văn bản hoặc các hình thức giao tiếp khác trên web là bất hợp pháp, chẳng hạn như hành nghề y xuyên tiểu bang. Nếu thông qua email hoặc tin nhắn văn bản hoặc các hình thức giao tiếp trực tuyến khác, nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe xác định rằng cần phải đến phòng khám hoặc bệnh viện để giải quyết vấn đề hoặc nếu bệnh nhân hoặc người giám hộ hợp pháp muốn đến khám như vậy, thì bệnh nhân hoặc người giám hộ hợp pháp có trách nhiệm lên lịch hẹn tại các địa điểm thực tế của Cerbo Clinic (Phòng khám Peninsula tại Redwood City, CA hoặc Phòng khám South Bay tại San Jose, CA).

III. HƯỚNG DẪN

Để giao tiếp qua email, tin nhắn văn bản hoặc biểu mẫu web hoặc ứng dụng giao tiếp của bên thứ ba, bệnh nhân hoặc người giám hộ hợp pháp được khuyến cáo nên:

a. Hạn chế hoặc tránh sử dụng máy tính của chủ lao động. Thông tin thường được lưu trữ trên hệ thống của chủ lao động và có thể được đọc bởi những người trong tổ chức đó.

b. Thông báo cho cơ sở cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe/phòng khám về những thay đổi về địa chỉ email, số điện thoại di động hoặc địa chỉ nhắn tin văn bản.

c. Giúp nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe và phòng khám đảm bảo rằng họ đang liên lạc với đúng người bằng cách đưa họ tên đầy đủ và ngày sinh của bệnh nhân vào nội dung email đầu tiên gửi cho nhà cung cấp dịch vụ và/hoặc phòng khám chứ không phải vào dòng tiêu đề.

d. Để email được chuyển tiếp đến đúng người, hãy đưa danh mục thông tin liên lạc vào dòng chủ đề của email (ví dụ: “Tôi có câu hỏi với bác sĩ phẫu thuật thần kinh về ca phẫu thuật sắp tới của tôi” hoặc “Tôi cần đổi lịch hẹn” hoặc “Tôi có câu hỏi về hóa đơn gần đây của tôi”). Điều này giúp chúng tôi phản hồi các câu hỏi của bạn nhanh hơn.

e. Xem lại email hoặc tin nhắn văn bản để đảm bảo rằng nó rõ ràng và tất cả thông tin cần thiết đã được cung cấp trước khi gửi đến nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe hoặc phòng khám. Email từ nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe sẽ được mã hóa hoặc gửi qua cổng thông tin PatientFusion để truy cập an toàn.

f. Lần đầu tiên bạn nhận được email, bạn sẽ nhận được email thông báo từ PatientFusion và bạn sẽ phải thiết lập tên người dùng và mật khẩu với họ. Tên người dùng và mật khẩu này sẽ được yêu cầu để truy cập email đầu tiên và tất cả các email trong tương lai.

g. Thực hiện các biện pháp phòng ngừa để bảo vệ tính bảo mật của email hoặc tin nhắn văn bản, chẳng hạn như sử dụng màn hình bảo vệ và bảo vệ mật khẩu máy tính.

h. Chỉ rút lại sự đồng ý bằng email hoặc thông báo bằng văn bản tới nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe và/hoặc phòng khám.

i. Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe và/hoặc phòng khám theo số điện thoại được cung cấp nếu có bất kỳ câu hỏi nào về việc sử dụng email hoặc tin nhắn văn bản. Cần thực hiện việc này trước khi gửi email cho nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe và/hoặc phòng khám.

IV. SỰ XÁC NHẬN VÀ ĐỒNG Ý CỦA BỆNH NHÂN – SỰ ĐỒNG Ý CÓ THÔNG TIN

Tôi xác nhận rằng tôi đã đọc và hiểu đầy đủ thông tin mà Cerbo Clinic cung cấp cho tôi về những rủi ro khi sử dụng các công cụ dựa trên web bao gồm email, tin nhắn văn bản, biểu mẫu web và ứng dụng giao tiếp của bên thứ ba.

Tôi hiểu những rủi ro liên quan đến việc giao tiếp bằng các công cụ dựa trên web bao gồm email, tin nhắn văn bản, biểu mẫu web và ứng dụng giao tiếp của Bên thứ ba giữa nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, phòng khám và tôi, và đồng ý với các điều kiện được nêu trong tài liệu này.

Ngoài ra, tôi đồng ý với các hướng dẫn nêu trên, cũng như bất kỳ hướng dẫn nào khác mà Cerbo Clinic và các bác sĩ của Cerbo Clinic có thể áp dụng liên quan đến giao tiếp trên web bao gồm email, tin nhắn văn bản, biểu mẫu trên web và ứng dụng giao tiếp của bên thứ ba. 

Chữ ký của tôi trên trang đồng ý của Mẫu đơn bệnh nhân xác nhận rằng tôi đã đọc và đồng ý với Chính sách truyền thông ở trên.